人民检察院档案数字化处理流程说明解读.pdfVIP

人民检察院档案数字化处理流程说明 前言 《3Hmis 综合知识管理平台》465 版，是一个综合性的知识管理平台，用于 检察院档案管理，可使检察院的综合档案管理平台化、知识化和资源化，不但 符合检察院档案管理部门的现实要求，而且，符合检察院档案管理的发展方向， 可创建检察院数字化档案馆或数字化档案中心，能全面、系统、安全、可靠的 为检察院工作提供专有知识支持。 3Hmis465 版，能同时管理检察院纸质实体档案和数字化档案，纸质实体档 案存放位置图形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各种安全与可 靠性措施，并且，由于内嵌流程管理模块，档案管理和档案数字化工作可全面 流程化。 一、登录 3Hmis 有多种登录方式，可以采用 IE 浏览器通过访问检察院内部档案管理 网站登录，也可直接采用3Hmis 桌面工具进行登录。 一般来说，我们都采用用户名加密码的方式来进行用户登录的安全验证， 3Hmis 还容许采用USBKey 密码锁等，以获得更高级别的安全特性。 通过简单的二次开发，还可以在检察院内部的办公系统中直接登录。如果检 察院配有统一的用户安全管理中心，也可实现单点登录。 3Hmis 可采用通用的SSL 技术来进行档案信息的传输加密。 由于3Hmis 具有非常严格的权限控制措施，登录后的用户，只能依其权限利 用、处理和管理档案。 二、创建检察院档案管理分类架构 根据检察院制定的档案分类方法，创建档案分类架构，如： 上面的分类架构，把检察院档案分为文书档案、财务档案、声像档案、实物 档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类， 诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。 各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。 三、取卷 从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：  准确记录所取案卷的物理存放位置。  依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。 四、档案定义 档案定义，是3Hmis 的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关 属性，或称案卷的相关属性。 3Hmis 可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis 中已存在相关案卷信 息，此步骤可省略。 输入档案的档号、题名等信息： 更详细的案卷属性录入： 属性项目可根据需要 自行定义。 五、拆卷 拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在 3Hmis 系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis 中执行拆卷操作。 拆卷的注意事项：  保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注 是否正确。  保持案卷的清洁。  拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。  取掉案卷中的金属物。  将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描 人员注意。  为了方便扫描及时与扫描人员沟通。  注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。  如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。 六、录入卷内文件信息 一份案卷，可能有多册许多份文件，是每份独立扫描，而是将一册扫描为一 个图像文件呢？可根据用户的管理需要考虑决定。 如果是每份文件独立扫描，则应将每份文件登记为一条文件记录，如果是按 册扫描，则每册登记为一条文件记录。 七、扫描 对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入档案系统。 3Hmi