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关于规范周例会管理的通知 公司各部门： 为了规范公司会议管理，加强各部门工作计划性和各部门执行能力，促进部门之间的沟通与交流，统一思想，通过会议及时解决公司工作中存在的问题，提高公司周例会的质量和效率，现将公司例会管理规定通知如下： 1、周例会分为公司周例会和部门例会。公司周例会由人力资源部召集，总经理主持会议，总经理外出期间由人力资源部负责主持会议；部门周例会由部长主持，部长外出期间由部长指定专人主持会议。 公司周例会为每周一9:30，参加人员为各部门第一责任人（名单详见附件1）；部门周例会时间由各部门拟定好后报人力资源部备案，部门周例会参加人员为本部门全体人员。 2、公司周例会原则上为1小时；部门周例会原则上为30分钟。各部门汇报发言时间限定时间为3分钟，部门发言时间内其他人员不得插言，有问题的可以记录，待各部门发言完毕后，有20分钟的时间作为讨论时间。 3、公司例会会议程序要求： (1)会议纪律： ①与会者准时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。无论何种原因，未向会议召集人说明情况未出席会议的或早退的，由会议召集人记名，迟到5分钟以内者捐款10元；5分钟以上者捐款20元到公司的公共活动经费； ②会议期间要将移动通讯工具关闭或调成振动状态，否则每响一次捐款10元；参会人员参会期间不得随意离开会场接听电话或处理其他事务；遇到紧急情况的需起立向会议主持人申明，经同意后方可离席。 (2)会议主要内容：总经理上传下达有关文件和指示精神；各部门通报上周工作完成情况及未完成的原因和本周的工作计划；总经理对各部门工作进行讲评，提出本周工作要点，对经营管理中的主要问题提出意见；研究其他需要解决的问题。 (3)人力资源部在周二前出会议纪要，明确总经理布置的工作（包括本周工作要点、工作时间、责任部门和责任人）并督导检查各部门执行情况；每周例会前人力资源部要查看各部门的工作周报，并在会议上通报，未完成的部门和责任人须说明理由； (4)严守会议秘密，在会议纪要未发布前，不准私自泄露会议内容。 (5)发言顺序：业务部、技术部、工艺室、五金厂、安装部、财务部、人力资源部、总经办、总经理总结发言； (6)各部门须在周六11:00点提交工作周报至人力资源部。会前各部门先沟通，提出解决方案，并在工作周报中阐明已拟定的解决方案；会前部门之间没沟通的问题，会中不得讨论，会后自行沟通；会前部门之间已沟通未解决需提交公司高层决定的问题，须在工作周报中列出，可在会议期间讨论； 4、部门周例会主要讨论部门本周工作及部门未来一周的工作计划、需要部门或公司解决的问题。部门例会指定专人做好会议记录，于会议结束后48小时内抄送分管领导和人力资源部。分管领导和人力资源部可根据工作安排列席各部门例会。 5、本通知从2013年7月1日起施行，之前的规定与此冲突的，以本通知为准。 人力资源部 2013年6月22日 附件一：公司周例会参会人员名单 序号 部门 出席人员 序号 部门 出席人员 1 总经办 单总 7 工艺室 杨立君 2 总经办 闫小姐 8 五金厂 王国柱 3 总经办 闫总 9 财务部 邓海霞 4 业务部 岳利福 10 安装部 吕玉德 5 技术部 崔凯业 11 人力资源部 樊接 6 技术部 蒋文 12 生产准备部 闫志健