第八篇 事务管理.pptVIP

第八章 事务管理 学习目标 学习内容 学习重点和难点 学习目标 掌握涉外接待、办公室环境管理、办公室日常事务管理、办公用品和设备管理以及信息管理等知识。全面了解四级秘书的日常性办公室事务工作内容，同时能比较熟练地掌握秘书办事的工作程序和操作技巧。 学习内容 一、接待 二、办公环境管理 三、办公室日常事务管理 四、办公用品与设备的使用和管理 五、信息管理 重点和难点 接待，办公环境管理，办公室日常事务管理，办公用品与设备的使用和管理，信息管理 讲授方法：讲授、演示、提问、练习、角色扮演 一、接待 ㈠制定接待工作计划（重点考查内容） 1．接待规格 接待规格是以主陪人的角度来体现的，一般包含如下三种：⑴高规格接待，即主要陪同人员比主要来宾的职位要高的接待；⑵对等接待，即主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待；⑶低规格接待，即主要陪同人员比主要来宾的职位要低的接待； 二、办公环境管理 ㈠合理布置办公室（情景考查内容） 1．布置办公室的基本要求 ⑴采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，比采用同样大小的若干办公室为优。 ⑵使用同样大小桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。 三、办公室日常事务管理 ㈠管理印章（重点考查内容） 印章是印和章的合称，现代印章是指可在固定质料上的代表机关、组织、单位和个人权利的图章，秘书部门掌管的印章有单位印章、单位领导人“公用”的私章，秘书部门的公章。 1．印章的种类 公务印章可分为如下5类： 四、办公用品与设备的使用和管理 ㈠订购、接收、管理办公用品 1．库存控制概述 ⑴库存控制的作用（考查点） ①保证大量的姿金不被不必要的库存占用。 ②保证空间不被用来存储不必要的货物。 ③能监督个人和部门对物品的使用。 五、信息管理 ㈠信息的收集 1．信息的含义 信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。 2．信息的特征（考点） 信息的特征有：①客观性；②时效性；③可塑性；④共享性；⑤依附性；⑥传递性；⑦开发性；⑧无限性。 ⑸向上司复命“三注意”：不失真、不吹嘘、不邀利。 如何办好请办事项：—— 精心准备，提出合理建议； 讲究方法，选择适当形式； 注重程序，坚持逐级请办； 提高艺术，优化请办效果； 以缓应急，避免紧张出错； ④保持充足的库存，以保证组织的顺序运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。 ⑤监督任何偷窃和破坏造成的损失。 ⑥可利用准确的库存进行估价。 ⑵库存定义（考查点） ①最大库存量是为防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大值。 ②最小库存量是以防物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量，当库存余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已经订货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。 ③再订货量，也称重新订购线，这是提醒购买者库存需要重新订购的标准，当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物来使余额达到最大库存量。 2．库存控制卡的内容（考查点） ⑴项目。包括大小、颜色和数量。 ⑵单位。货物订购、存储和发放的单位，如盒、包等。 ⑶库存参考号。给每一库存项编号，经常与存放位置相联系。 ⑷最大库存量。 ⑸再订货量。 ⑹最小库存量。 ⑺日期。必须记录所有行动的日期。 ⑻接收。记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。 ⑼发放。记录清楚发放物品的数量，所发放物品的申请号和物品发给的个人或部门。 ⑽余额。在每一次处理后计算物品库存余额。 3．工作程序 ⑴选择供应商 ①价格和费用 ②质量和交货 ③服务和位置 ④安全和可靠性 ⑵选择订购方式 ①直接去商店购买 ②电话订购 ③传真订购 ④网上订购 ⑶办理进货手续 ①使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。 ②要注意货物的数量，一定要将订购货订单与实物认真核对，如果数量不对，应立即通知采购部门联系供应商，按真实数量支付货物。 ③在办公用品库存卡的接收项中，应填入所接收的每一类货物的详情。 ④更新库存卡中的库存余额。 ⑤将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。 ⑷保管（2006年11月考） ①存藏间或货物柜要上锁。 ②各类物品要清楚地贴上标签，标示类别和存放地。 ③新物品置于旧物品下面或后面。 ④体积大、分量重的物品放在最下面。 ⑤小的物品、常用的物品，应放在较大物品的前面。 ⑥保持良好的通风 ⑦储藏间办公用品的房间应有良好的照明。 ㈡数码相机的使用 1、数码相机与传统相机的区别（2006年11月考） ⑴感光不同。前者聚焦在CCD芯片上，后者聚焦在光敏卤化银胶片上。 ⑵存储介质不同。前者以数字方式存储，后者以化学方式记录。 ⑶图像质量不同。前者在较暗或较亮的光线下丢