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國立臺灣大學 文 件 名 稱：郵寄函件作業規範 文 件 編 號：A602000-3-002 製 定 部 門：總務處文書組 製 定 日 期：91年7月22日 分 發 單 位：全校 修 訂 紀 錄 修訂日期 單據編號 修訂內容摘要 頁次 版本 93.12.01 A602000-17 修訂使用表單為橫式表單6.4公眾郵資機使用記錄表、6.5郵資機使用月報表 1 02 95.03.20 A602000-24 刪除4.1.1郵寄函件作業流程圖如附件一之產出表單郵資機使用月報表及使用郵資明細表並新增部門郵費支出月報表。 4.2.4…刪除使用郵資明細表 修訂4.3.2每月將郵資機使用月報表與使用郵資明細表…為每月將部門郵費支出月報表送陳組長後，一份存查，一份送總務處。 刪除6.2使用郵資明細表(如表二)及6.5郵資機使用月報表(如表五)，並新增部門郵費支出月報表(如表六)。 1 2 1 1 1 03 　國立臺灣大學 文件編號 A602000-3-002　　　 文 件 名 稱 版 本 03 製定單位 文書組 郵寄函件作業規範 頁 數 1/3 1.目的:為提升本校公文郵寄之效率及服務品質，特訂定本作業規範。 2.範圍:凡本校公文、公務函件之寄發及郵資申請，均適用本作業規範。 3.定義:略。 4.作業內容: 4.1作業流程圖: 4.1.1郵寄函件作業流程圖如附件一 4.1.2郵資申請作業流程圖如附件二。 4.2郵寄函件作業: 4.2.1檢查各單位交寄郵件，是否為公務函件，簽收後將郵寄相關資料輸入電腦，否則退回原單位。 4.2.2寄發校外公文，應將相關資料輸入電腦，列印收件單位地址標籤，粘貼地址標籤於公文封，並將公文裝封。 4.2.3將郵件置於郵資機磅秤磅重；刷郵資或粘貼郵資單。 4.2.4列印郵寄信件明細表、大宗掛號函件執據及公眾郵資機使用紀錄表核對使用記錄表並將郵件分類後至郵局交寄。 4.3郵資申請作業: 4.3.1郵資申請應於郵資機郵資將用磬之前，檢附已使用郵資收據，填寫財產物品請購單會購運組陳核總務長，會簽會計室開出傳票，由出納組開支票，交寄件人員領取後將郵資機郵資錶，送至郵局儲值(裝填郵資)。 4.3.2每月將部門郵費支出月報表送陳組長後，一份存查，一份送總務處。 4.3.3列印公眾郵資機使用記錄表每半年或一年與會計室核對帳目。 5.相關文件： 5.1交通部郵政總局頒行之「郵政規則」及「台灣地區郵遞區號簿」。 5.2本校「郵寄函件處理要點」 6.使用表單： 6.1 郵寄信件明細表(如 HYPERLINK A6020003002A01.doc 表一) 6.2 大宗掛號函件執據(如HYPERLINK .tw/~fdhome/A6020003002C01.tif表三) 6.3公眾郵資機使用記錄表(如HYPERLINK 公眾郵資機使用紀錄表.tif表四) 6.4部門郵費支出月報表(如HYPERLINK .tw/~fdhome/部門郵費支出月報表.tif表六) 國立臺灣大學 文件編號 A602000-3-002 文 件 名 稱 版 本 03 製定單位 文書組 郵寄函件作業規範 頁 數 2/3 附件一 郵寄函件作業流程圖 權 責 作 業 流 程 產 出 表 單 寄件處理人員 寄件處理人員 寄件處理人員 寄件處理人員 寄件處理人員 寄件處理人員 寄件處理人員 寄件處理人員 寄件處理人員 郵局 各單位交寄郵件郵寄校外公文 各單位交寄郵件 郵寄校外公文 退 回 原 郵寄明細輸入電腦 郵寄明細輸入電腦 檢查是否公務函件 位 檢查是否公務函件 NO 列印郵寄標籤 列印郵寄標籤 Yes 簽　 收 簽　 收 貼地址標籤 貼地址標籤 裝 封郵寄明細輸入電腦 裝 封 郵寄明細輸入電腦 磅　重 磅　重 刷郵資 刷郵資 列印每日寄件明細及大宗掛號函件執據 列印每日寄件明細及大宗掛號函件執據 列印並核對郵資機使用紀錄 列印並核對郵資機使用紀錄 至郵局交寄 結束 結束 郵寄信件明細表 大宗掛號函件執據據 公眾郵資機使用記錄表 部門郵費支出月報表 國立臺