第7章报表的创建和使用.pptVIP

第7章 报表的创建和使用 主要内容 报表概述 创建和修改报表 报表的排序、分组和计算 创建其他常用报表 打印报表 报表快照和Snapshot Viewer 7.1 报表概述 报表的作用 报表的类型 报表的节 7.1.1 报表的作用 报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效方式。因为用户控制了报表上每个对象的大小和外观，所以可以按照所需的方式显示信息以便查看信息。 报表中的大多数信息来自基础表、查询或SQL语句（它们是报表数据的来源）。 通过使用称为控件的图形对象，可以建立报表及其记录来源之间的链接。控件可以是显示名称及编号的文本框，也可以是显示标题的标签，还可以是装饰性的直线，它们可图形化地组织数据，从而使报表更吸引人。 7.1.2 报表的类型 Access的报表有文字报表、图表报表和标签报表3种形式。 每个报表有3种视图：“设计视图”、“打印预览”和“版面预览”。使用“设计视图”可以创建报表或更改已有报表的结构；使用“打印预览”可以查看将在报表的每一页上显示的数据；使用“版面预览”可以查看报表的版面设置，其中只包括报表中数据的示例。 要切换视图，先在任意视图中打开所需的报表，然后单击工具栏上的“视图”按钮就可以更改视图，这些视图有相应的图形指示。 “视图”按钮 7.1.3 报表的节 报表中的信息可以分在多个节中。每个节在页面上和报表中具有特定的目的并可以按照预定的次序打印。 在设计视图中，“节”表现为带区形式，并且报表包含的每个节出现一次。在已打印的报表中，某些节可以重复打印多次。通过放置控件（如标签和文本框），用户可以确定每个节中信息的显示位置。 接上 在一个报表中，报表页眉只出现一次。利用它可以显示徽标、报表标题或打印日期。报表页眉打印在报表第一页页面页眉的前面。 页面页眉出现在报表每页的顶部，可以用来显示列标题。 主体节包含了报表数据的主体部分。对报表基础记录源的每条记录而言，该节重复出现。 页面页脚在报表每页的底部出现，可以利用它显示页号等项目。 接上 报表页脚只在报表的结尾处出现一次。如果利用它显示报表合计等项目，则报表页脚是报表设计中的最后一节，但出现在打印报表最后一页的页面页脚之前。 通过对共享共同值的记录进行分组，可以计算小计值而使报表更加易于阅读。在每组记录的开头出现组页眉，可利用它显示应用于这个组的信息。 报表的节 7.2 创建和修改报表 使用自动报表创建报表 使用报表向导创建报表 使用设计视图修改报表 7.2.1 使用自动报表创建报表 利用“自动报表”可以创建包含数据来源（基础表或查询）中的所有字段的报表。Access提供了“纵栏式”和“表格式”两种版面。 7.2.2 使用报表向导创建报表 Access提供的“报表向导”可以简单快速地创建各种常用的报表，是创建报表时最常用的方法。 7.2.3 使用设计视图修改报表 修改报表 创建报表 修改报表 利用“自动报表”或者“报表向导”建立的报表难免有不尽人意的地方，就可以用设计视图进行修改。 创建报表 在设计视图中可以创建新的报表，具体操作步骤如下： 在“数据库”窗口中选择“报表”对象，再选择“在设计视图中创建报表”选项，单击“设计”按钮，建立一个新的报表。 双击 “报表选定器”打开属性表，在“数据”选项卡的“记录源”下拉列表中选择一个表或查询作为记录来源 添加控件并编辑报表，完成报表的设计。 为报表选择“记录源” 报表选定器 7.3 报表的排序、分组和计算 报表的排序与分组 报表的计算 7.3.1 报表的排序与分组 利用“报表向导”建立报表时，很容易对报表中的记录进行分组和排序。但是，利用“自动报表”建立的报表，主体中的记录是不分组排序的，利用设计视图建立报表时，也需要对记录进行分组和排序。本节将学习在设计视图中对记录进行分组和排序的方法。 7.3.2 报表的计算 在报表中计算所有记录或一组记录的总计值或平均值 在报表主体中对一个记录的计算 在报表中计算所有记录或一组记录的总计值或平均值 在“读者编号页脚”上添加文本框，标签标题为“累计超期天数”，文本框“控件来源”属性设置成表达式“=Sum([超期天数])”，文本框“名称”为“累计超期天数”。现在就在报表中加入了对每位读者“累计超期天数”的统计，Sum是求和的函数。类似地，可以用Avg函数求平均值。把计算文本框放在组页眉或组页脚中，可以计算出一组记录的总计值或平均值；放在报表页眉或报表页脚中，可以计算出所有记录的总计值或平均值。 在每个分组中对“超期天数”字段汇总求和 在报表主体中对一个记录的计算 继续上面的例子，对主体中的记录计算总计。在主体节中添加文本框，打开属性表，在“控件来源”中输入表达式“=[超期天数]/[累计超期天数]”，“格式”选择“百分比”，“小数位数