公文写作知识-公文格式.ppt

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七、公文的格式 公文的格式,有两个意思: 一是指公文的写作模式; 二是指文件的文面样式规定。 这里所指的“公文格式”,是第二个意思,一般所指“公文格式”,也主要是此意思。 对“公文格式”的理解 格式是死的,制作是活的,这里又有两个意思: 一、公文写作,要根据公文的写作目的和实质内容,决定风格和选材。 二、文件文面,严格遵守国家质监局关于公文格式的规定,尽量使文件具有美感,给人以愉悦的观感。 一组简报的文面表现 公文格式常识 完整意义上的公文,实际指人们平常所谓的“文件”。因此,说“公文的格式”,就一并包括了公文文书文本(正文)及其以外的文件版式内容。具体有:秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识(版头)、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。 一份完整的公文,由“文头、主文、文尾”三部分组成。但《国家行政机关公文处理办法》第十一条明确规定:公文中各组成部分的标识规则,参照(国家质量技术监督局1999-12-27)《国家行政机关公文格式》国家标准执行。按照《格式》的称谓,三个部分应分别叫“眉首、主体、版记”。 一、眉首(教材称“文头”) “红头文件”首页上的红线,叫“反线”(教材称“间隔线”)。反线以上部分内容,就是眉首(文头)部分。包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识(教材称“文件名称)、发文字号、签发人等内容,“绝密”、“机密”级公文还应当 标明份数序号(教材简称“份号” )。 (一)份数序号 左上角,分发时按号登记清楚。(二)密级 右上角,如有时限,用★隔开。用3号黑体 (三)紧急程度 右上角,同时有密级 排于密级之下。用3号黑体 (四)版头 发文机关全名或规范 简称后加“文件”一词。 红色小标宋体字,但最 大不能等于或大于 22mm×15mm。 (五)发文字号 机关代字+年份+序号, 六角方括号。标识下空2行, 3号仿宋字。 (六)反线。红色。发文字号下隔4mm处。党的文件中间加五角星。 发文字号制作要领: 1.机关代字:黔警院;年号:〔2003〕;序号:3号。完整文号:黔警院〔2003〕 3号; 如果是对内下发可加“发”字:黔警院发 2.在机关代字部分,还可有部门代字和文种代字: (1)部门代字:黔警院办字〔2003〕3号; (2)文种代字:黔警院通字〔2003〕3号;(意为:贵州警官职业学院2003年第3号通报) 部门一般只能是办公厅(室)才能行文,军警系统政治部可以行文。 注意:上行文不能用部门代字,因为等于越级行文。 (7)签发人 上报公文需标识签 发人姓名,平行排 列于发文字号右侧。 发文字号居左空1字, 签发人姓名居右空1 字。“签发人”用3号 仿宋字,后标全角 冒号;冒号后用3号 楷体字标签发人姓 名。 二、主体(教材称主文) 反线以下,主题词(不含) 以上部分,为主体部分。 (一)标题 红色反线下空 2行,用2号小标宋体字,可分 一行或多行排布。 (二)主送机关 受理单位, 标题下空一行左顶格3号仿宋。 (三)附件 正文下一行左 空2字用3号仿宋字标识“附件”, 冒号后标附件名称。 如有序号用阿拉伯数码,附件 名称后不用标点符号。附件应 与正文一起装订,并在左上角 第一行顶格标识“附件”(和序 号),序号和名称应前后一致。 附件是随文发送的材料,有时 是公文的主要部分,如总结等。 (四)印章 (1)单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm~4mm,端正、居中下压成文时间。当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。 (2)联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间。印章加盖方式相同,以保证印章排列整齐。两印章之间互不相交或相切,相距不超过3mm。 (3) 当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下,右空2字标识成

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