Unit01英文商务信函写作的基本知识.pptVIP

Unit 1 Fundamentals of Writing English Business Letters英文商务信函写作的基本知识 1.1 Introduction（简介） 　目的：掌握商务信函的写作要求、写作原则、以及信封和信函的基本构成和行文要求。 1.2 Requirements for Business Letter Writers（商务信函的写作要求） 要写就一封成功的商务信函，需要起草人具备以下条件： （1）精通英语（Good command of English） （2）通晓外贸理论和实务（Knowledge of business theory and practice） （3）通晓术语（Knowledge of technical terms） （4）通晓人的心理（Knowledge of psychology） （5）熟悉推销艺术（Skills in salesmanship） 1.3 Seven Guidelines of Writing English Business Letters（英文商务信函写作七原则） 　“7C原则”，即清楚、简洁、正确、具体、礼貌、体谅和完整。 1. 清楚（Clarity） 商务信函应使读者一目了然，没有艰涩难懂或产生误会之处。 2. 简洁（Conciseness） 　言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。 3. 正确（Correctness） 　正确的商务信函不仅表现为语法恰当，标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。 4. 具体（Concreteness） 商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，一般使用主动语态来陈述内容。 5. 礼貌（Courtesy） 　在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。 6. 体谅（Consideration） 　发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。 7. 完整（Completeness） 商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。 1.4 Addressing Envelopes（信封的写法） 在寄往国外信函的信封上，收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的书写位置，都不同于国内信封的写法，见图1-1。 图1-1 寄往国外信函的信封写法 General Trading Co. 28 North Road Beijing 100020 P. R. China Overseas Trading Co. 52 Hooigracht Street Amsterdam, the Netherlands 注意事项： （1）寄信人姓名和地址应写在信封的左上角，且务必与封内地址在形式和标点上一致。 （2）收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和国名须分行书写。 （3）寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序是：先写姓名后写地址。地址的书写应由小至大，先写机构名称，再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码，最后书写国名。 （4）关于信件类别、投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。如怀疑信件能否送交收信人，可在信封最下边标明：IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO XXX，即：如无法投递，请退交XXX。 1.5 Parts of English Business Letters（英文商务信函的组成部分） 1. 信头（Letter head） 信头也称为信笺抬头，由寄信人公司名称、地址、电话号码、E-mail地址和传真构成。信头通常位于信纸的最上端。 2. 日期（Date） 　日期顶边写在信纸的左边或右边，距离信头三到四行。 注意事项： （1）年份必须全部写出。 （2）月份最好用英文全拼，不提倡用缩略式。 （3）日期可以用序数词或基数词。 （4）年份前要加逗号。 （5）日期切忌全部用数字表示。 3. 信函编号（Reference number） 给信函编号是为了便于往来书信的存挡和查阅，一般采用You