略论文书工作对档案质量的影响.pdfVIP

维普资讯 广东秘书工作 2000·1 案时仍不时看到一些用圆珠笔、铅笔拟写、签发 的公文及原稿。这些同志只是为了一时方便，随 便拿一张纸、一支笔就起草公文，没有考虑档案 的需要，使某些档案 “未老先衰”，保存时间不长， 纸张便老化发黄变脆，字迹褪色，油墨散发，模 略论文书工作 糊不清等等，严重影响档案长期保存 。公文在制 作时一定要考虑到档案的需要，公文用纸要选择 质地坚韧，耐老化的纸张，规格要统一，符合国 家公文格式规定，对于永久保存的公文，应选择 质量较好的公文纸 。 对档案质量的影响 二、公文撰写质量对档案质量的影响 公文撰写质量主要指公文起草、修改、记录 等方面是否字迹清晰，语法修辞是否简练确切，是 否便于阅读理解，标点符号是否运用得当。这不 仅关系公文本身质量和机关工作效率，而且在其 转化为档案后，对档案的提供利用也将产生深远 的影响。 随着办公 自动化的发展，应用计算机管理档 ●刘云峰 案已经比较普遍。国务院办公厅发布的 国家行 政机关公文处理办法))规定：“文件应当标注主题 词：上报的文件，应当按照上级机关的要求标注 主题词。”这是新情况下的新要求，是计算机管理 档案的必要条件 。如果不按规定标注主题词，就 不可能实现档案管理的计算机化。可见，公文质 文书工作是通过相互衔接的一系列程序，处 量是档案质量的物质基础 。只有不断提高公文质 理和管理公文的工作 。公文和档案是同一事物的 量才能保证档案质量不断提高 。 两个不同阶段，公文是档案的前身和源泉，档案 三、公文文种、体式对档案质量的影响 是公文的归宿。正是由于档案主要来 自公文，而 文种即公文的名称。公文的名称可 以概括表 公文是在机关的文书工作 中形成和处理的，因此 现各种公文的性能和作用，便于进行文书处理工 文书工作不仅直接影响公文的质量，而且也直接 作。正确地使用名称，是准确理解文件精神，提 关系到档案的质量。 高机关工作效率的保证。反之，不但会妨碍机关 一 、 公文的书写材料对档案质量的影响 工作 的正常运转，影响文件的及时处理，而且也 公文的书写材料指纸张