商务公文写作初步.ppt

商 务 公 文 写 作 初 步 中共宜昌市委办公室 赵国宝 2009年8月 提要 前 言：为什么要学习商务公文 第一篇：商务公文概述 第二篇：公文格式 第三篇：商务公文写作方法 第四篇：商务公文的规范化 前言：为什么要学习商务公文 商务公文是实施企业管理最重要的手段 商务公文是企业形象展示的重要窗口 商务公文是锻炼和展示个人能力的重要途径 第一篇 商务公文概述 一、什么是公文 公文的概念 狭义的公文 广义的公文 第一篇 商务公文概述 二、法定公文种类 党群机关14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 行政机关13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 第一篇 商务公文概述 三、公文分类 按作用分： 指挥性：如命令、指示、决定、批复。 规范性：如章程、条例、规定、办法、细则。 报请性：如请示、报告。 通知性：如公告、通知、函。 记录性：如会议记录、大事记。 报导性：如广告、新闻稿、宣传稿。 按行文关系分： 上行文：如请示、报告。（不得随意越级） 平行文：如公函、通知。（协商解决问题） 下行文：如命令、指示、批复。（通常逐级下文） 第一篇 商务公文概述 四、商务公文的分类 按形式来划分： 固定格式的商务公文 非固定格式的商务公文 按内容用途来划分： 通用的商务公文 礼仪性的商务公文 第一篇 商务公文概述 五、常用公文 （一）决定：对重要事项或者重大行动做出安排的决定事项。 （二）请示：向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。 （三）报告：向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或主管部门的询问。 （四）通知：批转下级部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章制度；传达要求下属部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和聘用人员。 （五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （六）批复：答复下级部门的请示事项。 （七）意见：对重要问题提出见解和处理办法。 （八）函：不相隶属机关之间相互商洽工作，询问答复问题，请示批准答复审批事项。 （九）会议纪要：记载和传达会议情况和议定事项。 企业常用公文除以上有九种外，还有下列介于应用与公文之间的文种：工作总结、调查调研报告、海报、建议书、述职报告、致词、礼函、标书、启事、合同等等。 第二篇 公文格式 一、公文格式概念 公文的书面格式表现形式。 公文格式是人们在正式的书面交流中逐渐形成的，由专门机关在这些约定俗成的基础上进行规范形成的标准化系统。 第二篇 公文格式 二、文头部分 份数和序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（6项） 第二篇 公文格式 三、主体部分 标题、主送机关、正文、附件、落款和 发文时间、生效标识（6项） 公文标题：转发类通知、用好“关于” 正文导语：依据式、目的式、原因式 发文时间：依据和格式 生效标识：“此页无正文” 第二篇 公文格式 四、版记部分 主题词、抄送抄报、印发机关和印发说明（3项） 第三篇 商务公文写作方法 一、商务公文写作四要素 主旨：正确，务实，集中，鲜明 材料：多掌握，严选择，巧使用 结构：篇段合一式、分层表达式、分条列项式 语言：风格平直朴实庄重，表达规范准确简练 第三篇 商务公文写作方法 二、商务公文写作六步骤 步骤一：制定正确的行文目的 步骤二：决定公文的正式程度 步骤三：设定公文的总体风格 步骤四：选择公文的层次结构 步骤五：列出公文大纲 步骤六：撰写公文初稿 第三篇 商务公文写作方法 商务公文写作六步骤之一 制定正确的行文目的（确定主题） 被动目标：领导交办的任务 主动目标：公文对象的实际行动 正确的行文目的：将被动目标转化为主动目标 第三篇 商务公文写作方法 商务公文写作六步骤之二 决定公文的正式程度（确定文种） 正式程度的判断依据：“正式指数” 1、撰写者本身是否很了解目标读者？ （了解10分—不了解1分） 2、目标读者的地位比撰写者低吗？ （低10分—高1分） 3、商务公文的内容是好消息吗？ （好10分—坏1分） 正式程度表现：公文形式、称谓、语气 第三篇 商务公文写作方法 商务公文写作六步骤之三 设定文章的总体风格（确定重点） 把握总体风格的依据：“游说矩阵” 第三篇 商务公文写作方法 商务公文写作六步骤之四 选择文章的层次结构（确定结构） 篇段合一式 三段式 分部式 贯通式 条款（项）式 第三篇 商务公文写作方法 商务公文写作六步骤之五 列出公文的提纲 提纲法：按逻辑顺序罗列 辐射法：“头脑风暴” 第三