电子文档在企业文件管理中的应用论文.pdfVIP

第二十届中国(天津)’2006IT、网络、信息技术、电子、仪器仪表创新学术会议 电子文档在企业文件管理中的应用 胡丽华王之赢 张朝仪 摘要：伴随现代化企业制度的建立，电子文档在企业文件管理中的地位越来越重要。它给企业提供很大便 利，也在使用中存在一些问题。所以企业在充分利用这一工具过程中，要对其进行不断的完善和发展，使其 发挥晟大优越性。 关键词：电子文件管理信息系统数字化档案 The ofElectronieFgein Document Application Enterprise Management HuLihua ZhicheagZhang Wang chao． Abstract-*Theelectzonicfile moreandmore rolein document plays importantthe∞t豇pdse the of alsohassome estabHshn】entmodernized when tothe convenienceThe enterprisesystem．It problemsIxovidesenterprise great ovfflcomeand to should it showits wh／le theelectronlcfile． ∞灯pfise develop biggestsupcri耐ty using words：ElecaonicDocument Information File Key Management Digitization System 1、企业文件管理概述 文件管理工作的价值在企业的发展过程中体现的越来越明显。文件是企业信息整体的一个非常重要的 组成部分，随着现代化企业制度的建立，企业文件管理工作将更加科学规范。 在工作过程中，会产生很多有用的和有价值的信息。如何将这些信息妥善保存，以便存档、查阅和有效利 用，是每个企业必须面对的问题。 在传统的纸质文件管理过程中，基本上还是按照过去制定的标准来归档。随着企业活动范围的不断扩 大，文件的种类也不断增加，纸质管理在发挥其优越性的同时，产生问题也不断的增加。首先，企业文档 的收集管理是一个老问题。大量的文件会使纸质存档占很大的空间，这样日积月累便不利于企业存放。其 次，安全性也存在隐患。除了遇到不可抗力等意外事件，人为的破坏也对存储构成了威胁。第三，不便于 更新和查阅。纸质文档由多种形式构成，越是新内容的档案，越是重要，因此面临着内容添加、修改和数 字化处理的难题。这也就要求文件管理工作要适应现代企业制度的建立，要跟上企业改革的步伐。电子文 档的出现使文件更方便利用并做到科学分类，不仅提高了工作效率，而且拉近了工作间的距离．把档案工 作带到了一个新环境。 2、电子文档对企业文件管理的影响 现行文件应用计算机技术是现代管理体制与信息技术的有机融合，是企业管理运用计算机技术的直接 体现和必然结果。管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。它是以网络 为工具，以电子文件为载体，以便利为目的的现代化管理模式。它在给企业提供便捷的同时，也提出了新 的挑战。因此，必须傲到科学分类和管理，使其能为企业提供实用的信息和服务。