档案管理(上) - 辅仁大学学术资源网.pdf

檔案管理 (上) 林 巧 敏 民國九十八年九月 課程大綱 檔案管理概述 檔案法及檔案行政 檔案管理作業程序—產生、整理、編 目 (描述 ) 、保管、典藏、清理 電子檔案管理 檔案專業人員 檔案專業倫理 檔案管理概述 定義與範圍 檔案館的發展 檔案管理沿革 檔案的定義 檔案法：指各機關處理公務或因公務，而產生 之各類文字或非文字資料及其附件。 檔案的英文Archives，係源自於希臘文，意指 「隸屬於單位」(that which belongs to an office)，即指政府單位之文書。 公文書指處理公務或與公務有關，不論其形式 與載體之一切資料，凡機關與機關或機關與人 民往來之公文書，機關內部通行之文書，以 及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在 內。 名詞釋義 文件是社會組織或個人在各項活動中形成，並具有特定 用途的憑證性紀錄。 “文件”(record)一詞在中文，常與”文書”、”公 文”或”檔案 ”混用。 “文書”和”文件”的區別主要源於詞源的產生歷史和 約定俗成的慣例，我國清代以前沒有”文件”一詞，而 以”文書”稱之，當代形成者多稱為”文件” 。 “公文”較偏向指 公務機關所產生之現行紀錄 ，是各機 關履行公務所產生的各種型式紀錄材料，強調公文書概 念的英文往往使用”public records”或”official records”。 “檔案”(archive)指文件歷經一段時間經鑑定具有保 存價值者，屬於非現行文件。 範 圍 廣義的文件不只包括公文書，凡是機關、團體、 組織或個人在履行其職責或處理事務過程中所形 成、收到或保存的紀錄，不論其載體形式，均稱 為文件。（ICA） 文件包含公文書（公文）與私文書。 私文書指個人、家庭、家族，在處理自身事務的 活動中形成的信件、筆記、手稿、契約、證書、 家譜等，具有憑證性之紀錄材料。 公文書是文件處理的主流，所以國內外文書學的 教材內容多以探討公文書為主 。 範 圍（續） 本課程所稱之檔案管理主要以行政機關 產生之文書經歸檔後之管理及應用作業為 範圍。廣義的「檔案」除公文書外，尚且 包括私人檔案與手稿、書契、家譜等，凡 具有保留人類文化及歷史價值之紀錄均可 屬之。 文 書 的 種 類 因應不同的公務需求產生不同作用的公文種類與文 本，以不同角度歸類，分為： 由涉密程度分類：普通、機密、極機密、絕對機密 由辦理時限分類：普通件、速件、急件、特急件 由行文方向分類：上行文、平行文、下行文 由收受公文分類：發文、收文 由內容性質分類：規範類（條例、規定、章程）、 指導類（命令、手諭）、知照類（公告、公函）契 約類（合約、協議）、報請類（報告、定型化表 單） 文書的特性 由執掌業務人員撰擬產生 具有法定的權威性和現行效用 具有規範的格式和特定的處理程序 文書的結構 私文書：並無特殊規定，一般以約定俗成行之 公文書：根據政治環境演進，歷代文書結構不 盡相同，現代公文書格式可區分為四大部分： 標題－文件產生者、文別 公文基本資料－收發文號、日期、本別、速 別、機密等級 本文－主旨、說明、辦法 用印－機關首長、機關官防 相關學科 檔案學 圖書資訊學 歷史學 西洋檔案與檔案館發展 奴隸時期西元前( 3500-西元後 476年) 封建時期西元後( 477年西元- 後 1788年 ) 近現代時期西元後(