暑期一般活动核实单据样本及注意事项.doc

葵青區青年發展活動核實單據樣本申請團體向青年活動委員會提交工作及財政報告時，須同時提供有關憑單，即供應商的現沽單收據，作為有關活動的證明文件及核數之用。提交活動報告及單據時，須注意以下事項： 單據須註明第三方供應商的名稱、地址購買日期，以及所購物品或服務的說明。 在申請發還款項時，須提交經申請團體或學校的最高負責人或其授權之人士簽名核實的單據及授權文件的正本。有關授權的文件正本需同時附上。惟不論核實者是最高負責人或其授權人士，所有報告及憑單上的簽名式樣必須一致。 請避免團體印鑑或簽署遮蓋原單據上的資料。 單據範例 由申請團體本身發出的單據通常不予接受。如有個別物品或服務由申請團體本身提供，須在活動申請表格中申請豁免，並提供充分理據解釋必須由團體本身提供該物品/服務的原因。在活動完結以後，須在工作及財政報告中提交有關項目的實際支出詳情。但與日常營運緊密相關的項目，如使用自身擁有的影印機，不應獲發還款項。 申請團體及學校應提交收據( receipt )現沽單銷售發票( sales invoice /sale memo)，以作證明。發票( invoice)或收貨單(elivery note)等均不能視作收據。如公司/店鋪以發票或銷售發票作為收據，申請團體的最高負責人或其授權之人士須簽署核實發票或銷售發票正確無誤及須簽署證明：i. 發票或銷售發票沒有獲發收據；ii. 確實已在（日期）支付有關開支；iii. 申請團體從未就相關開支獲發還任何款項。申請團體不得自行塗改單據。如公司/店鋪塗改單據，須在塗改處簽署及蓋上公司/店鋪印章。 對於個別通常難以從供應商處取得單據（如替活動參加者墊付搭乘地鐵/巴士之費用）的項目，申請團體須在活動申請表格中申請豁免，並說明該項目的使用詳情及難以取得單據的原因。在活動完結以後，亦須在工作及財政報告中提交有關項目的實際支出詳情。 申請團體如未能提供單據及證明文件的正本，須解釋原因，最高負責人或其授權之人士須簽名核證以下各項，作為申請的證明：i. 單據／證明文件的影印本為真確副本；ii. 相關開支確實已悉數支付；iii. 相關開支悉數用於舉辦有關活動；iv. 申請團體從未就相關開支獲發還任何款項。 如申請發還的款項較所提交單據上的金額為少，申請團體須在單據上清楚列明以下各項：i. 該單據金額的細項支出，包括所購物品或服務的說明、數量及單位價格；ii. 申請發還的款項。 2 只接受 - 現沽單收據 (須註明：年/月/日)