沟通的基本概念.doc

教育行政溝通 一、溝通的基本概念 組織是由許多不同的部分所組成的完整體，在縱的方面有若干層級，橫的方面有許多部門，此些又是由許多個人所組成。此完整體有其目的與任務，爲達成目的，各部門、各單位間必須有密切的配合及協調，組織才能運作順利靈活，充分達成任務，所以組織即以「溝通」的方法，來使各部門、層級及成員間能彼此了解，產生團體意識，目標與行動一致，進而合作無間，完成組織的使命及目的。溝通就好比的血液，血液流通不暢，人體就會癱瘓，行政組織若溝通不良，同樣會限於分崩離析，運作停頓或效率低落。 二、溝通的意義 溝通係由英文communication一字翻譯而來，其字源係由拉丁字communis蛻變而來，含有分享及建立共識之意，及意義根據下列有： 1.大英百科全書：用任何方法，彼此交換消息。即指一個人與另一個人之間用視覺、符號、電話、電報、收音機、電視、或其他工具為媒介，所從事之交換消息的方法。 2.張金鑑教授行政學的研究：溝通「即是使機關職員對機關的問題與任務獲得共同的瞭解，使思想一致，精神團結的方法和程序。」 3.黃昆輝：溝通是經由語言或其他符號，將一方的訊息、意見、態度、知識、觀念乃至情感等，傳至對方的歷程。 4.塞蒙(Siman)：溝通是組織之的某一份子，將其決定前提傳達給另一份子的歷程。 5.羅賓斯(Robbins):溝通是意義的傳達與瞭解過程。意即一方將資訊與觀念傳達給另一方，而另一方能加以了解。 綜觀上述字義與學者定義，可爲溝通定義如下： 「溝通乃是個人或團體相互間交換訊息的歷程，藉以建立共識協調活動、集思廣益或滿足需求，進而達成預定目標。」 此定義包含三項要點： 1.溝通是交換訊息的歷程：所交換者為客觀事實(ex：互問對方的任職機關)或是主觀見解(ex:互相交換對「升學主義」的看法) 2.溝通的雙方為個人或是團體：溝通雙方可能都是個人，都是團體，或是一方一個人一方為團體。團體可以是一群人、一個單位或一個組織。 3.溝通有其目標：溝通是一種有目的的行動。其目的下文說明之。 三、溝通的目的 1.加強人員之間的團結：組織除了靜態結構面外，尚有動態面，即人員心理因素。 組織機關要健全，除了注意層級節制及事權確實外還須注意人員心理狀態，注意人員是否融洽，合作精神夠不夠，藉著溝通來加強成員間的的團結，組織目標才容易達成。 2.改進業務處理方式：在處理組織業務的時候，往往有許多需要改進的地方，同時，工作人員的聰明智慧及經驗，也能創造許多有效的業務處理方法，如果大家彼此能多多溝通，交換工作心得，定能使組織業務的處理更為完善。 3.可了解彼此之間的需要：現在社會是相互依存的社會，組織亦是如此，上級需要下級的忠誠努力，部署需要長官的正確領導，同事間也是彼此影響，相互依存。透過溝通，長官做的決定，才不會遭致部屬不滿或是消極反抗，部屬也須多了解長官立場才不會認為長官要求過多。 4.建立共識協調行動：有些溝通藉磋商或是說服來消除雙方歧見，建立共識協 調行動，朝共同目標邁進。 5.集思廣益：有些溝通是在集結大家意見，找出解決問題的有效辦法，而不在建立共識協調行動。 6.滿足需求：溝通目的不在建立共識協調行動或是集思廣益，純粹滿足一些需求，例如抒發不滿情緒，滿足隸屬感、安全感及成就感而已。 7.資訊傳遞：組織人員為了解狀況或做決定，透過溝通蒐集資訊，供分析判斷之用，以增進了解或決定的正確性。 8.任務控制：組織透過溝通來傳達或是澄清成員任務，或是了解工作的進度狀況，並適時激勵士氣，確保任務按時完成。 對於溝通在教育系統裡有下列目的： 1.在基本上：溝通的目的在於使收訊者表現出送訊者所期望的行為。 2.在功能上：溝通在於維持教育行政機關或是組織功能的不斷運作。 3.在氣氛上：溝通可以增進組織成員間的彼此了解，感情交融，建立和諧人際及團體關係。 4.在決定上：透過成員的溝通的交互作用中，集思廣益，增強決定的合理性。 5.在領導上：行政主管透過溝通，可以發揮協調統合的作用，促使單位或是成員間的合作，進而產生一致的行動。 6.在整體上：可以增進有關機關、團體及社會大眾對教育實施的了解，從而支持教育。 四、溝通的要素 溝通的要素主要有六個，構成溝通流程： 1.人：包過收訊者(receiver)及發訊者(sender) 2.訊息(message) 3.媒介(media) 4.管道(channel) 5.環境(environment) 6.回饋(feedback) 溝通流程如下： 發訊者要將訊息傳給收訊者，於是藉著媒介與管道把訊息傳送收訊者。當收訊者收到訊息後，對訊息可能有所反應，此反應也是一種訊息。於是在藉由媒介、管道將訊息送回給原發訊者，此反應過程則稱為回饋。在溝通的過程中，則會隨時受到環境的影響，這種影響包括噪音的干擾。 根據上述，可將溝通的特性歸納為四點