深圳市传承爱心基金会行政办公管理制度.pdf

深圳市传承爱心基金会行政办公管理制度 一、 行政财务管理原则 行政财务部应本着“节约、适度”的原则，于每年度末提交下一年度的行 政经费计划，并根据前一年度行政经费支出情况及本年度的工作计划，提出本年 度行政经费总预算，与各项目经费预算一并汇总后提交财务负责人审批。行政财 务部根据年度行政经费计划进行财务管理和监督，定期公布行政经费支出情况。 二、日常财务核算报销具体规定 （一）制订本规定的目的：进一步健全和完善我单位内财务管理的审批程序， 保证我单位资金安全、正常、有序运行和周转，做到各负其责，层层把关。 （二）对报销用原始凭证的要求： 1、本单位人员取得的外来原始凭证必须清楚填明以下内容： a.凭证名称；b.填制日期；c.填制单位盖章（如：业务章、财务专用章、发票专 用章、收款专用章） ；d.经办人签名；e.单位名称；f.经济业务内容；g.业务 数量、单价、合计。凭证上所填金额大、小写相符。 2、员工取得我单位自制原始凭证，由财务人员制单，写清楚经济业务具体内容 （如：工资单、劳务费等）由经办人、审核人、领款人签名，主管负责人审批签 字。 3、财务人员审核差旅报销凭证时，对记载不准确、不完整、不符合财务规定的 票据， 要退回报销人员补充、 更正， 无误后方予以报销。对于伪造、涂改的 凭证，有权拒绝受理，并及时报主管负责人进行处理。 （三）借款管理规定 1、借款规定 （1）出差借款：出差人员凭部门主管领导审批后的《出差申请表》，按批准额度 办理借款。出差返回 5 个工作日内办理报销还款手续。 （2）其他临时借款 （包括现金、支票）， 如业务费等，必须填写借款单，由 借款人报秘书长、理事长签字审核后，到财务负责人领取行政财务部支取借款。 借款人员应在 5 个工作日内及时报账。借款不允许跨月借支。 （3）各项借款现金额超过 3000 元应提前二天通知行政财务部备款。 2、借款流程 （1）借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一 致，不得涂改）、支票或现金。 （2）审批流程： 秘书长、理事长审核签字→到财务负责人处领取。 （3）财务付款：借款人凭审批后的借款单到行政财务部办理领款手续。 3、借款销账规定 （1）借款销账时应以借款申请单为依据，按照费用报销制度据实报销。超出《出 差申请单》范围支出的，支出之前须经主管领导批准，报销时予以注明，否则财 务人员有权拒绝销账； （2）借领支票者应在 5 个工作日内办理销账手续。借款未还者不得再次借款， 逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。原则上基金会不给予任何人因私借 款；不得与任何单位之间进行拆借业务。 三、 日常费用报销制度及流程 （一）日常费用主要包括差旅费、通讯费、交通费、邮递费、办公费、业务招待 费、培训费、图书资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不 得超出预算。 （二）日常费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写费用报销单，签名 →财务负责人审批→秘书长、理事长审核签字→到出纳处报销。 （三）一般费用报销的规定 1、报销人必须取得相应的合法票据作为报销原始凭证。 2、填写报销单应注意： 员工持原始凭证单据，根据费用性质填写对应报销单。 严格按报销单要求项目认真填写，写明业务内容或事由、注明原始单据张数、金 额。金额大小写须完全一致（不得涂改）。特殊单据应在背面写明事由、 人员和 人数。 特殊单据包括： 出租汽车票、高速路（过桥）收费票据，招待费票据。 3、行政财务部在审核中，如有不合法、不规范、不清楚、不真实的原始单据， 有权抽出，不予报销；对记载不准确、不完整、不符合财务规定的票据，要退回 报销人员补充、更正，无误后方予以报销；对于伪造、涂改的凭证，有权拒绝受 理，并及时报分管领导进行处理；修理费附修理清单；罚款、白条、旅游门票一 律不予报销。 4、按规定的审批程序报批。 5、报销 3000 元以上需提前二天通知行政财务部以便备款。 （四）差旅费报销规定 1、差旅费报销的规定手续 ：出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》， 详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申 请单由部门负责人报主管领导批准。 2、借支差旅费： 出差人员将审批过的 《出差申请表》交财务部，按借款管理 规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 3、购票: 需乘飞机的出差人员持审批过的出差申请，由财务部订票。在时间紧 张的特殊情况下，可在财务负责人批准后自行购买机票成行。 4、原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支