对档案数字化工作的几点思考.pdfVIP

摘 要 档案数字化是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将过去和现在国家机构、社会组织以及个人从 事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值并可供社会共享的档案信息库。 关键词 数字化 无纸化 思考 档案数字化是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术 筑设计、设施配备和日常管理提出了很高的要求。⑤查阅档案必须 等技术手段，将过去和现在国家机构、社会组织以及个人从事政治、 到现场。传统档案的最大特点是档案信息附着在档案实体上而不能 军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的，对国家和社 实现空间上的流动，人们查阅纸质档案等传统载体的档案就只能到 会有保存价值并可供社会共享的，各种纸质、声像等传统介质的文件 档案机构现场，并且一份档案在同一时间内只能供一个人查阅，这必 和已归档保存的电子档案，系统组织成具有序结构的，用0和 1两位 然会给众多的利用者带来空间和时间上的诸多不便。相比较而言，电 数字编码来表达的档案信息库。经过数字化处理后，提高了计算机检 子档案就没有这个弊端。加强档案信息化建设，在很大程度上，就是 索档案信息速度；节省了档案存贮空间，缓解了库房压力；能够减少档 要克服利用者查阅档案必须到现场并且要错时查阅这个弊端。无纸 案原件由于频繁使用而造成的磨损，从而充分发挥档案部门的信息 化办公是对传统办公方式的一次革命。 优势，丰富网上信息资源的内容和数量，加强档案信息资源的开发与 无纸化办公是通过网络和计算机工具实现网上办公，其结果必 利用，为档案部门开展特色服务创造条件。现就档案数字化工作作几 然是产生海量的电子档案而逐步取代纸质档案。这个过程预示着未 点阐述，以便和同行们商榷，达成共识。 来纸质档案的逐步”消亡”。但实际结果会怎样呢?结果一：海量电子 一 、 当前纸质档案与电子档案并存的现状 档案必须及时归档。电子档案集中归档，必然构成电子档案集群。 人类 自从发明纸张以后，纸质档案逐步取代其他载体的档案而 成为一个相对于传统档案馆的电子档案馆。结果二：电子档案的虚拟 成为馆(室)藏档案的主体。纸质档案的普遍存在和广泛应用，充分 性决定了人们不能象读纸质档案那样无须借助任何现代设施设备 证明了它自身的独特优势。主要优势突 表现在以下几个方面：①直 就能一目了然。人们对于纸质档案的阅读习惯决定了它在相当长的 读性。人们可以不必借助视觉以外的其他任何工具，就可以直观地读 时期内还有顽强的生命力。结果三：产生和存储电子档案的设施设备 取档案信息。②材质的易取性。纸张成为人类信息载体的普遍工具， 不断更新换代是一个不争的事实。人们不能保证以往条件下产生和 取决于它的材质易取性，并且直接导致纸质档案长期占据馆藏传统 存储的电子档案能永久地适应新的设施设备要求，因此心存疑虑同 档案的霸主地位。③移动的轻便性。相对于其他实物档案，纸质档案 时保存必要的纸质档案是一种可以信赖的保证。结果四：电子档案的 重量轻，占空间小，信息密度大，非常便于携带和搬动。④信息的稳定 不稳定性，包括信息容易被篡改、复制，网络成为”黑客”攻击的目标， 性。相对于电子档案，纸质档案信息不易被篡改、复制，具有更强的保 供电质量对于电子档案信息的潜在影响，自然或人工环境对于存储 真性和稳定性。纸质档案的上述特征赢得了人们的偏好，决定了它的 电子档案的设施设备的潜在影响，以及软、硬件的多样性、差异性、周 长久生命力。然而，同任何其他事物一样，纸质档案也有它天然的缺 期性和能否互融互通等等，都是人们对于保存和保管电子档案的现 陷。纸质档案的缺陷主要决定于其 自身的物理属性，突出表现在以下 实心腹之患。相对纸质档案，人们保存和保管电子档案需要付出更多 几个方面4i)易燃性强。纸张都是用植物纤维为原料制作而成的，具 的心血和更高的代价。人们对于电子档案的适应性还不可避免地存 有易燃的特点。防火安全成为纸质档案安全管理的第一重任，其成本 在一个漫长的过程，人们在收集和保