监理单位如何做好项目档案的工作.doc

监理单位如何做好项目档案的工作 一、监理在整个项目档案中的责任。 （1）监理工作的主要内容是“三控制、两管理、一协调”，即对工程质量、工期、投资实施“三控制”，进行合同管理和信息管理；并协调各方的关系。监理除对工程质量把关外，还应注意把好文件形成的质量关，在对施工记录进行确认，要检查所填各项是否符合要求，对参建各方的档案进行检查和审核。以保证档案的完整、准确和系统。 （2）1995年12月15日，建设部、国家计委以建监（1995）735号文颁发的《工程建设监理规定》第四章第十四条第五款规定：“建设监理业务完成后，向项目法人提交工程建设监理档案材料”，这就意昧着建设监理在审核参建各方档案的基础上，也要整理好监理过程中的文件移交项目法人。 二、监理单位如何建档 1、协助建设单位做好合同中有关项目档案的条款，如：竣工档案的数量、案卷的质量、电子文件归档等。 2、明确监理单位必须收集的资料： 　为了保证监理单位档案的齐整，原则上在施工过程中所产生的一切文件都需保存（包括鉴定后不用归入项目档案的资料，在工程结束后再决定是否继续保存）。 3、监理文件的组成。 （1）依据性文件：《监理大纲》、《监理规划》、《监理实施细则》 （2）工作性文件：它产生于整个建设的各有关方面，它反映项目建设各方的有关建设项目情况的记录，是建设项目的实施性文件。如开工令等。 三、确定的监理单位文种格式、题名、文号 1、发文纸规格是A4。具体文件格式参考《国家行政机关公文格式》（GB/T　9704-1999），项目设立几个具体的文种，每个文种要有具休的编号。如开工令，复工令等可设计文种，工程质量、支付、会议纪要、备忘录也就应分别设立文种、文号。 2、文件字及文件号：可由部门代字＋（年度）＋文号， 3、每份文件的组成：由发文底稿（盖单位章），草稿和正文（盖单位章）。 4、每份件的排列：正文＋发文底稿＋草稿 将请示与批复、来文与复函放在一起。 四、监理单位的归档范围 1、监理规划、监理实施细则 2、合同管理文件 3、计划进度管理文件 4工程技术管理文件 5工程质量控制文件 6、工程计量与支付文件 7、监理开通知、开、停和复工令 8、备忘录、会议纪要 9、施工质量抽验、检验资料 10、监理工作会议记录、纪要。 11、与各单位的来往文件 12、监理声像资料 五、监理单位文件组卷的方法 监理过程中产生的文件，应按文种（或专业）－时间整理组卷。如： 1、监理依据性文件在其形成后组卷，如：《监理大纲》、《监理规划》、《监理实施细则》《监理合同》。 2、监理工作性文件在积累到一定厚度及时组卷。如开工、停工、复工令、监理文件、会议记录、备忘录、工程预付款支付、监理简报、监理日志等。 （1）变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单位组卷，同时应把过程文件作为附件一并归档。 （2）监理月报按年度组卷。 …… 3、监理工作中形成的照片、录音、录像带可按开成内容随时组卷。 特别是竣工图的电子版；