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采购部-erp系统操作手册..doc 24页

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江门瑞怡乐甜味厂有限公司 ERP系统操作手册 文档作者:古世文 创建日期:2013-11-17 确认日期: 文档编码:ATTN-SUNLIKE-CHIC-002 当前版本:V1.0 审批签字: 天心公司项目经理 瑞怡乐公司项目经理 拷贝数量 _____ 文档控制 更改记录 日期 作者 版本 更改参考 2013-11-17 古世文 V1.0 文档建立 审阅 姓名 职位 签字 分发人员 编码 姓名 地点和位置 目录 引言 2 通用性 2 快捷键使用 2 单据临时保存 3 单据默认值设定 4 货品查询 6 我的工作台 10 整体流程图 17 采购部 18 采购部流程 18 请购批次转采购作业 18 采购单 21 进货单 22 引言 前期通过对江门瑞怡乐甜味厂有限公司(以下简称瑞怡乐)的需求调研、系统配置、操作培训、流程优化等阶段,现对这些阶段所在ERP系统里实现的功能进行详细描述,构成了该操作手册。其中重点描述瑞怡乐的销售方面、财务方面、电商方面、生产方面、采购方面、仓库方面和物流方面的业务流程、组织形式在ERP系统里的操作方式,同时该文档也列示一些ERP系统的关键性操作和功能要点。 该方案中,我们将明确: 系统基本功能 各业务流程的系统操作 关键性操作说明 业务报表反映 参考相关文档: 《采购部操作手册》 通用性 快捷键使用 在系统里,打开任何单据时,可以提供以下的快捷键使用: F1 打开当前单据的系统说明,以便操作员可以查看该单据的栏位说明和操作方法; F2 “新增”单据按钮快捷键; F3 “速查”窗口快捷键; F4 “删除”单据快捷键,是对整张单据内容进行删除; CTRL+D 组合键,对单据其中一行内容进行删除; CTRL+A 组合键,对单据内容完全复制变为新的单据; CTRL+I 组合键,对单据任两行之间插入一行; F8 “存盘”单据快捷键; F7 “打印”单据快捷键; 单据临时保存 操作员在进行单据录入时,有时单据还没有完全录入完毕,但有其它事情要进行处理,如果此时保存了该单据,则单据会自动进入下一流程环节,就会提供了不完整的单据信息。系统提供可以不用保存单据,只需将此单据存入临时数据库,操作员也可以将系统退出,下次再登录时,将此临时的单据调出即可,如下的操作: 在单据表头右边的空白位置点鼠标右键,如下图标示: 在空白区域点鼠标右键后,会出现如下图所示的菜单: 在出现的菜单列表里选择“当前数据存入临时表”,出现如下图的窗口: 系统会自动在“单号”栏位生成一张临时记录的单号,以便下次调出临时数据时使用,操作员也可以在备注栏位内输入一些信息,以便查询,然后点“确定”即可。 下次登录系统时,则同样可以在单据的表头空白处点鼠标右键调出菜单列表,选择“从临时表导入数据”,在弹出的窗口里选择已经保存了的临时数据即可。 单据默认值设定 操作员在操作单据,对于一些每次都必须输入且是相同数值的栏位时,系统提供设定单据的默认,减轻输入量。比如请购单,表头的采购部门、请购部门、请购人员这几个栏位都是要求必输入的,则可以对其设定默认值。同样在单据表头的空白区域内点鼠标的右键,在弹出的菜单列表里选择“表头栏位设定缺省值”,如下图所示: 选择菜单后,弹出如下图的窗口: 在“设定默认值”窗口里,对要设定默认值的栏位里选择上内容,然后确定即可。操作员以后每次打开此单据时,已设定默认值的栏位都不用再重新输入。 货品查询 操作员在做单的时候,必须录入货品资料,而在系统里如何能快速快速查找到自己所需的资料呢?系统提供以下三种查询方式,以请购单为例: 默认查询 单据下方属性里的货品查询方式选为“1.默认查询”,如下图所示: 将鼠标放在“品号”栏位内,如下图所示: 然后在“品号”栏位内直接输入该物料的编码或名称关键词或关键词的拼单首字母(助记码),系统会将根据输入的关键词进行过滤,会将包含该关键词的内容显示出来,如下图所示: 此种过滤方式,因考虑到显示资源的问题,所以系统只会显示出前50笔包含此关键词的资料。 组合查询 组合查询的方式可以同时根据编码、名称、规格等几个栏位信息一起过滤,前提是要在单据下方的“属性”里将货品查询方式选为“2.组合查询”,如下图所示: 然后在单据里的品号栏位里,点击栏位里右边的按钮,会弹出如下的窗口: 这样可以在相应的过滤栏位里选择或输入内容,系统会根据这样的多级过滤条件进行查询,如下图所示: 系

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