区公所行文至民政局时，其为派出机关 - 台南市政府全球资讯网.pptVIP

檔案檢調作業 臺南市政府秘書處文書科 報告人：張素芬股長 壹、文書處理應注意事項 一、依據： （一）4月13日秘書長主持局處協調會紀錄(府秘文字第1000280540號書函)。 （二）4月28日秘書長主持局處協調會紀錄(府秘文字第1000310565A號書函)。 壹、文書處理應注意事項(續) 二、注意事項： （一）為了節省行政流程，於簽奉核之公文可由首長、主管以「奉核後發」逕行發文。 （二）若局處之間的公文需移由其他局處來辦理，請以移文改分方式處理，勿以府函轉給其他局處，否則形成左手轉給右手之窘境。 （三）簽奉一層核定，發文時不可顯示「本案依分層負責授權○○決行」字樣。（其他公文或簽若未送至一層，仍應依分層負責規定辦理，加上「本案依分層負責授權○○決行」字樣） 壹、文書處理應注意事項(續) （四）所屬機關簽陳一層方式： 　　1.各局處維持現狀，由承辦人開始蓋章至本府一層。 　　2.區公所簽至市府一層時，以區長之名義蓋職名章（即陳核欄中只有區長之職名章）並檢附含有承辦人、公所會辦單位至區長職名章之內簽，並加會民政局（由主任秘書開始蓋章）後，簽至一層。 （五）區公所行文至民政局時，其為派出機關，應尊重區公所，採平行文方式行文。 壹、文書處理應注意事項(續) （六）會議紀錄及陳情案應以「書函」發文即可，尤其是尚在磋商階段、市長並未主持之會議紀錄應以「書函」發出，蓋「臺南市政府」條戳。 （七）簽末免署「敬陳市長、秘書長等」等字樣。一層首長簽署公文時，由副市長或秘書長決行時，免簽署「代為決行」。 （八）依公文分工原則，局長得授權使用「甲章」於公文；當局長請假時，應由其職務代理人批核公文，不得濫用甲章。 壹、文書處理應注意事項(續) （九）臨時編制、任務編組發文及用印： 　　1.任務編組之開會通知單或會議紀錄可使用條戳，如屬決議事項應以市府名義發文。但勿直接用市長名義行文予府內某局處，並請注意行政體系及用語。 　　2.臨時編制、任務編組之單位條戳章之使用，適用於事務性事項之公文，如會議紀錄，而不適用於決策性之事項，且公文上不應加註「召集人賴○○」簽字章，若要敘明係奉召集人之指示，可於公文中敘明。另任務編組之設置要點中提及，若要對外發文，應以市府名義為之，故若為決策性公文可依此方式行文。 隨堂測驗 Q1：經過秘書長在局處會議的裁示，以後公所發文給民政局，應該用以下哪一種公文： 　　□１．上行文 　　□２．平行文 　　□３．下行文 隨堂測驗 Q1：經過秘書長在局處會議的裁示，以後公所發文給民政局，應該用以下哪一種公文： 　　□１．上行文 　　?２．平行文 　　□３．下行文 隨堂測驗 Q2：以下哪些情況應該用書函？複選題。 　□１．於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時。 　□２．會議紀錄尚在磋商階段且市長並未主持之會議。 　□３．答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項。 隨堂測驗 Q2：以下哪些情況應該用書函？複選題。 　?１．於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時。 　?２．會議紀錄尚在磋商階段且市長並未主持之會議。 　?３．答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項。 貳、機關檔案檢調作業 範圍： 　 各機關內人員或他機關因業務需要借調檔案至歸還及後續統計處理之過程，包括調案申請、檢出、還卷、逾期稽催及調案統計等事項。 主要適用法令： 　 機關檔案檢調作業要點。 檢調名詞定義： 　 指機關內或機關間因業務需要，調案人提出檔案申請，經承辦單位主管或本機關權責長官核准，由檔案管理人員檢取及提供檔案之作業。 貳、機關檔案檢調作業（續） 一、調案申請 (一)借調檔案時，應由調案人填具調案單提出申請。至採線上調閱方式者，得以設定權限申請或藉由線上簽核調案方式辦理。調案單應載明調案人姓名、所屬單位、申請調案日期及借調檔案年度、檔號、數量或微縮、電子編號等。 貳、機關檔案檢調作業（續） 一、調案申請(續) (二)借調檔案應依下原則及程序完成簽准，始得向檔案管理單位辦理調案；請求閱覽檔案時，處理程序，亦同。 　1.借調案件為主管業務時，調案單須經該單位主管核准。 　2.借調案件為非主管業務時，應先經該單位主管核章後，送會承辦業務主管同意，或簽請本機關權責長官核准。 　3.他機關借調或依法調用檔案，應由承辦單位依來函簽辦經本機關權責長官核准後並填妥調案單。 (三)調案單簽准後，由調案人送至檔案管理單位辦理調案。 貳、機關檔案檢調作業（續） 二、檔案檢出 (一)檔案管理人員應就核准之調案單上所載之檔案，進行檔案目錄或相關紀錄查檢檔案有無調出使用情形，並確認有無複製品。借調檔案有複製品，且未於調案單註記其編號時，應予補註。 (二)檔案管理人員依核准之調案單檢出借調檔案，以提供複製品為原則，借調檔案僅有原件時應依下列