企业网上采购的实现方案.docVIP

　　企业网上采购的实现方案|第1 企业采购是指企业为了维持正常的生产、服务和运营而向外界购买产品和服务的过程。企业网上采购的主要目标，是对于那些成本低数量大或影响业务关键的产品和服务订单，实现处理和完成过程自动化。 当前的网上采购处在快速的成长阶段，许多的企业和公司出于自身业务的急剧成长或竞争需要，纷纷对网上采购进行了大量的投资。这些投资包括对企业原有的ERP系统改造或自行构建新的商务系统。 网上采购是大势所趋，无订单采购和无票据自动结算将是网上采购的最佳形式。网上采购过程的一般过程如下： （1）公司员工或申请部门通过一个界面，例如：IE浏览器，来填写订购要求； （2）订单以电子方式传递给相应的管理程序，被自动审核； （3）必要时订单被提交企业的主管官员审批； （4）订单被批准后，以电子方式通告给供货商，并且将被执行完成； （5）订购的商品或服务接下来将登记到可支付账户的财务核算系统，并且被传递到申请人手中。 在如上所述的网上采购过程中，在企业的内部，采购申请主要通过Intra进行传递。在申请被批准并形成订单后，在企业外部的传递对网上采购的效率影响最大，途径也十分多样化。目前，国际流行的网上采购数据传送途径主要包括以下几种形式：人工向供应商发送或纸质文件、传真订购；向供应商发送电子邮件订单；向供应商的站点提交订单；门户网站招标；与供应商基于相同的ERP系统的集成；电子交易平台。 以上的几种方式中，电子交易平台解决方案的优点是显而易见的，它为买方和卖方提供了一个快速寻找机会、快速匹配业务和快速交易的电子商务社区。供需双方能够快速建立联系，从而使企业订购和销售能够快速履行。在电子交易平台中，由于所有的商家都能得到相同质量的服务，并遵照工业标准的协议进行交易处理，商家之间的信息沟通更加便利，而且，加入的商家越多，信息沟通越有效。 网上采购的模型及模块功能设计 笔者认为，针对我国企业信息化基础较为薄弱的特点，现阶段网上采购的重点应放在企业信息流和资金流的有效集成上，解决采购与财务结算中的瓶颈问题，以确保网上采购行为的正常畅通。为此，提出如图1所示的网上采购模型。 在这一模型中，将网上采购划分为：采购申请、采购审批、采购管理三个功能模块。各模块的具体功能如下： 1.采购申请模块 接受公司员工提出的低价值产品(如办公用品、书籍或电脑零配件)或服务申请； 接受企业关键原材料供应部门或生产部门提交的采购申请； 接受企业ERP系统自动提交的原材料采购申请。 公司员工提交申请或供应部门手工提交申请，都应通过浏览器登录网上采购站点的页面进行，ERP系统的采购单据则可根据数据交换标准自动传递。 2.采购审批模块 根据预设的审批规则自动审核并批准所接收到的任何申请。 对于员工提交的并自动审批通过的低价值产品申请，直接向仓库管理系统检查库存，如库存已有，立即通知申请者领用，如库存没有，Email通知申请者：申请已批准，正在采购中。 对于被自动审批未获通过的申请，立即通知或邮件通知申请者：申请由于何种原因未获批准，请修改申请或重新申请。 通过自动审批无法确定是否批准或否决的申请，邮件通知申请者的主管领导，由领导登录采购系统的URL，审批申请。 对于已通过的采购申请，邮件通知申请者。 对于已通过的采购申请，提交给采购管理模块。 3.采购管理模块 接受采购管理部门制订年度或月份采购计划，制订供应商评估等业务规则。 对所接受的采购申请，依据设定规则确定是立即采购或是累积批量采购。 对需立即采购或已达到批量采购标准的采购申请，依据业务规则，放入竞标广场投标或立即生成订单。 对放入竞标广场的申请单，根据竞标结果，生成订单。 对已生成的订单，依据设定规则决定是立即发给供应商，或者是留待采购管理部门再次审核修改。 所有订单，依据预设的发送途径向供应商发出。如：Email、人工传真、自动电子传递给供应商的订单管理系统。 自动接受供应商或承运商提交的产品运输信息和到货信息，或者这些信息由采购管理部门手工录入。 任何有权限的用户都可查询所提交申请的被执行情况。 订购产品入库或服务完成后，系统自动生成凭证并向R3系统提交，采购部门向财务管理部门提交有关单据。 订购产品入库或服务完成后，系统自动邮件通知或采购管理部门通知申请者申请已执行完毕。 依据设定规则，系统在发出订单时或者产品验收入库后，自动触发R3系统对供应商的网上自动付款。或者采购管理部门依据有关收货单据人工通知财务部门对供应商付款。 对于网上退货过程的处理，因其业务原理基本相同(核算则相反)，原则上也可在上述三个模块中一并设计实现。 企业采购是指企业为了维持正常的生产、服务和运营而向外界购买产品和服务的过程。企业网上采购的主要目标，是对于那些成本低数量大或影响业务关键的产品和服务订单，实现处理和完成过程自动化。