略论Excel在管理信息系统开发中应用.docVIP

略论Excel在管理信息系统开发中应用目前国内管理信息系统(MIS)开发研制一般采用人们熟悉的Visual Foxpro,这里将简要介绍如何用Excel开发MIS。一般来说,一套MIS主要包括信息输入、信息处理、信息输出三大组成部分,用Excel处理这些部分均显得游刃有余。Excel是Windows环境下的一种电子表格软件,可向用户提供史无前例的超强功能和易用性。它同时具有电子数据表、图表和数据库的功能,具有极强的分析性能、报表制作工具和丰富的统计图表。下面就信息输入、信息处理、信息输出界面设计、代码设计和数据保护等方面的问题谈谈如何使用Excel。 一、信息输入 最常用的信息输入方法有四种： 一是在工作表(WorkSheets)的单元格(Cells)中直接输入文字和数据(重复数据可由填充把柄拖拉而得)。 二是采用输入框(InputBox)输入少量数据，并可进行函数的运算。 三是自行设计对话窗体(Forms),即在“视图”菜单中调出“窗体”工具栏，根据需要，将标签框、文本框、列表框、分组框、选择框、滚动条和命令按钮等控件加入到表单中,然后设计其对象格式(如属性、保护、控制项、对齐、字体和图案等)，创建报表、对话框等。 四是根据Excel提供的强大的文件转换功能,将Txt文件(*.txt)、dBase文件（*.dbf）、Access文件（*.mde或*.mdb）、网页文件(*.htm或*.html)，Lotus 1-2-3文件、QuattroPro文件、MS Work文件、SYLK文件、DIF文件等直接转换为Excel工作簿文件,这就为数据的共享、快速录入及转换提供了极大的方便。即在“数据“菜单中选择“导入外部数据”命令，从而选择要引入的外部数据文件。 当然，使用“复制”与“粘贴”命令直接将外部数据拷贝过来，则是一种更为直接简便的方法。 二、信息处理 按行业的不同,信息处理的要求有较大的差别,常用的信息处理包括数据的修改、查询、检索、排序和统计汇总。在dBase中,这些工作一般需要编程设计,而在Excel中,几乎所有的工作均可由Excel本身提供的功能轻松地完成。最常用的是右端数据菜单中的各项功能∶ 1．记录单选项提供了数据库记录查询、输入、修改或删除的简单方法。其方法是利用“数据”菜单中的“记录单”命令，非常容易实现。对于有大量数据的表单，只要输入记录名，便轻而易举地查询出该记录的数据。 2．排序选项提供了数据库记录同时按三个字段的排序方法,可以按行或按列、以升序或降序、考虑或不考虑大写来进行排序，对于有多种排序要求的数据来说，具有很大的实用性。 3．筛选选项提供了隐藏除符合指定条件外的所有数据的方法,为数据库同类记录的查询和重点显示提供了方便。 4．分类汇总选项提供了同类数据的汇总及统计方法。Microsoft Excel 可自动计算列表中的分类汇总和总计值。当插入自动分类汇总时，Excel 将分级显示列表，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。还可以嵌套分类汇总，将更小的分组的分类汇总插入现有的分类汇总组中。在分类汇总中，Excel提供了多个函数，如求和函数Sum(),求平均值函数Average(),计数函数Count()，最大值最小值函数，乘积函数等（）。 5．数据透视表选项可以迅速使一个复杂的表格变得容易阅读和理解,它可以方便地概括出感兴趣的字段,从不同的角度透视出求和值、计数值、平均值、最大值、最小值、乘积值、标准偏差、总体标准偏差、变异值、总体变异值。数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据。如果要分析相关的汇总值，尤其是在要合计较大的列表并对每个数字进行多种比较时，可以使用数据透视表。运行“数据透视表和数据透视图向导”，就可 创建数据透视表。还可使用“Office 数据连接”检索报表的外部数据。此外,在每个工作表中可任意绘制直线、曲线、矩形、椭圆、箭头和各种窗体控件(Controls),并且还可插入其他Windows应用程序的图片和对象,支持DDL和OLE。Excel的这些功能为灵活设计各种复杂的表格提供了极大的方便。 6.统计图表是各类MIS的特色之一,能否设计出美观易懂的图表从一个方面反映了MIS生命力的强弱。创建数据透视图的方法包括从数据透视表创建、从草稿创建、自定义报表等。 三、信息输出 Excel具有所见即所得的功能,凡是在工作表上能显示出来的内容(文字、数据、图形、图表)均可打印出来,超宽表格可以自动分页打印;其打印选项十分丰富,完全不需要自己编写另外的打印驱动代码。 四、界面制作 为了使我们开发出的信息管