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喜之郎秘书与助理培训 秘书人员素质拓展培训 For Secretaries Assistants 培训日程Agenda 自我职业认知与发展前景规划 时间管理与工作效率的提高 提升沟通技巧，建立共同的沟通平台 行动计划 自我介绍 Who am I? What’s my job? My expectation/challenge? 男女性别的差异 男性：攻击性，独立性，竞争性，喜欢冒险…… 女性：喜欢聊天，机敏圆滑，温和，善解人意，安静…… 男女性别的差异 男性：情绪稳定，自信，善决断，临危不惧…… 女性：推理能力较差，好嫉妒…... 种豆得豆，种瓜得瓜 种下思想，收获行动 种下行动，收获习惯 种下习惯，收获性格 种下性格，收获前途 把握机会，发展自己 全面了解你的企业 提高你的技能 抓住变革机会 人才发展所需的三种能力 专业技能 策略技能 行为技能 案例分析 一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！ 秘书的角色定位 地位的从属性 作用的辅助性 If you are General Manager, 你认为作为秘书五点最重要的要求是什么？ 计划与时间的管理 Fail to plan is planning to fail 不做计划就等于为失败做计划 “仅仅忙碌是不够的，问题在于我们在忙些什么？” －－－梭 罗 计划与时间管理 理解时间管理的意义 了解紧要与重要的概念 向文件管理要时间 收集与处理信息 时钟＋罗盘 紧要与重要 影响时间的十项因素！ 桌面杂乱无章/找不到东西 缺乏优先/目标 优先顺序不明确/危机管理 贪多嚼不烂 无效授权 缺乏自律/拖延 电话打扰 不速之客 不会说“不” 会议 4Ｄ原则 Do it now马上就做 Do it later以后再做 Delegate授权 Don’t do it 不做 整理你的办公室 保持你的办公桌整洁，仅把正在处理的工作放在手边。 注意每天整理，而不要留到明天早上。 建立一套文件系统，适应你自已、你的经理和你的业务；每过几个月就回顾这个系统。 定期检查你的文件，仅仅保留你需要的文件，扔掉你不再需要的文件。 为无法正确归档的文件，设立一个“其它”文件夹。 计划的杠杆原理 帕累托原理 巅峰期 每天十五分钟 大脑图 接听/拔打电话 Taking Phone Calls 学会使用“转接”功能 学会说“是”，当对方问及“现在是否不方便接听” 记住自己的承诺，给对方回电话 不要问一些细节性的问题，除非你真的需要 运用4D原则 Making Phone Calls 确认你已经准备好了，把要讨论的事写下来，很清楚、简洁地表达自己的意图 集中起来拔打电话 不要把困难或紧急的电话放在最后 介绍你自己 利用等待的时间 管理其他人的时间 同事 珍惜、尊重他人的时间 团队工作，确定合理的工作期限及跟进方法 遵守对时间的承诺 有效地管理项目进展 确保你明确地表达了你的目的 到他的办公室去 有效地沟通 经理 熟悉经理的工作习惯并努力适应 让经理了解你的工作状况 让经理授权给你 守时 一次带几件事找经理 时间是最民主的 有效地沟通 信息的收集与处理 时间上－4D原则 形式上－二次加工 内容上－收与放 渠道上－多元化 沟通?! 管理就是沟通 销售就是沟通的过程 生活就是沟通的艺术 ………………………………. 秘书就是经理与外界沟通的纽带 沟通模式The Communication Model The Spoken Word “I know that you think you understood what I said to you, but what you think you heard me say is not what I was actually saying, and what I actually said is not quite what I meant to say.” “我知道你以为你理解我对你说的话，但你认为你听到的我说的话并不是我实际说的话，其实，我实际说的并不是我真正想说的.” 这是什么？What is this? 凹？凸？Concave? or Convex? 沟通有什么用 对个人的好处 对企业的好处 沟通对个人的好处 能理解他人、善解人意 沟通能力是个人能力的体现 是创造和谐的人际关系环境的前提条件 从旁人的