第06 长文档的编排处理.pptVIP

中文版Office 2007实用教程 第06章 长文档的编排处理 对于书籍、手册等长文档，Word 2007提供了许多便捷的操作方式及管理工具。例如，使用大纲视图组织文档，帮助用户清理文档思路；在文档中插入目录和索引，便于用户参考和阅读；还可以在需要的位置插入批注表达意见等。 教学重点与难点 使用大纲视图组织文档 使用书签 编制文档目录 使用批注 6.1 使用大纲视图编辑长文档 Word 2007中的大纲视图是专门用于制作提纲的，它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别。 使用大纲视图查看文档 使用大纲视图组织文档 选择“视图”选项卡，在“文档视图”组中单击“大纲视图”按钮，或单击状态栏上的“大纲视图”按钮 ，就可以切换到大纲视图模式。此时，“大纲”选项卡随即出现在窗口中，如下图所示。 6.1.1 使用大纲视图查看文档 在创建的大纲视图中，可以对文档内容进行修改与调整。 更改文本在文档中的级别 移动大纲标题 6.1.2 使用大纲视图组织文档 6.2 使用书签 在Word中，可以使用书签命名文档中指定的点或区域，以识别章、表格的开始处，或者定位需要工作的位置、离开的位置等。 添加书签 定位书签 在Word 2007中，可以在文档中的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中的相关内容。 6.2.1 添加书签 在定义了一个书签之后，可以使用两种方法来定位它。一种是利用“定位”对话框来定位书签；另一种是使用“书签”对话框来定位书签。 6.2.2 定位书签 6.3 使用目录 目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编制完目录后，只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。因此目录可以帮助用户迅速了解整个文档讨论的内容，并很快查找到自己感兴趣的信息。 创建目录 更新目录 Word有自动编制目录的功能。要创建目录，首先将插入点定位到要插入目录的位置，在“引用”选项卡的“目录”组中打开“目录”对话框，然后在“常规”选项区域的“显示级别”微调框中设置标题级别即可。 6.3.1 创建目录 当创建了一个目录后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标量和页码都有可能发生变化，因些必须更新目录。 6.3.2 更新目录 6.4 使用索引 在管理长文档时，索引是一种常见的文档注释方法。标记索引项的本质就是插入了一个隐藏的代码，便于查询。 标记索引项 创建索引 在Word 2007中，可以使用“标记索引项”对话框对文档中的单词、词组或短语标记索此项，方便以后查找这些标记内容。 6.4.1 标记索引项 添加的索引标记 在文档中标记好所有的索引项后，就可以着手进行索引文件的创建了。用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。Word 会收集索引项，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并且删除同一页上的重复索引，然后在文档中显示该索引。 6.4.2 创建索引 6.5 使用批注 批注是指审阅读者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。在上级审批文件、老师批改作业时非常有用。 添加批注 编辑批注 在文档中添加批注时，可以显示一个批注框，在其中输入内容即可。 6.5.1 添加批注 插入批注后，用户还可以对其进行编辑修改。 显示或隐藏批注 设置批注格式 删除批注 6.5.2 编辑批注 6.6 使用题注 在Word 2007中，插入表格、图表、公式或其他项目时，可以自动添加题注。 6.7 长文档的编辑技巧 由于长文档内容多，打开速度慢，在页面之间翻动也不方便，为此，Word提供了拆分窗口、快速定位和字数统计等功能，帮助用户编辑长文档。 拆分窗口 快速定位 字数统计 当要在长文档的两部分之间进行操作时，可通过将Word窗口分成两个窗口来实现。一个窗口显示所需的文字或图形，另一个窗口显示文字或图形的目的位置。 6.7.1 拆分窗口 在Word中用户可以使用快速定位功能方便地将插入点定位到某一位置。 6.7.2 快速定位 在Wo