科学技术研究档案管理实施细则-冶金工业信息标准研究院.docVIP

冶金工业信息标准研究院 科学技术研究档案管理实施细则 第一条 根据本院《科研课题管理办法》和《档案管理办法》，特制定本实施细则。 第二条 科学技术研究档案（以下简称科研档案）是指本院从事科研管理以及在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据及声像等各种不同载体的文件材料。 第三条 科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家和我院的宝贵财富，必须实行统一组、分级管理，确保完整、准确、系统、安全、共享和开发利用。 第四条 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，是搞好科研工作的重要基础工作之一。科研档案工作要纳入科研计划管理、过程管理和成果管理的全过程。各部门负责人、课题负责人为本部门、本课题科研档案工作责任人，并确定专人负责本部门、本课题科研档案的收集、整理和立卷工作。 第五条 实行科研工作和科研档案工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员考核提职与院主管科研管理人员出具科研课题归档情况的证明材料同步。 第六条 科技文件材料的形成、积累、整理、立卷归档等项目工作纳入科研人员的职责范围，凡归档不完整齐全、不系统等，院科研管理部门不予出具归档证明以及受理鉴定、成果登记、申报奖励及申报新的课题，并作为对有关人员考核、评审、奖励的依据之一。 第七条 归档范围 （一）立题阶段的归档材料：调研报告、考察报告、查新报告、文献资料、文献综述、开题报告、论证报告等；相关的电话记录、传真稿、电子邮件稿、函件、文件、会议纪要、会议记录等；项目申报书、项目预算书、项目可行性研究报告、项目任务书、技术合同书、协议书、委托书等。 （二）研究阶段的归档材料：研究计划、技术方案或路线等及相关原始材料；数据整理和分析材料、工作日记、查阅的技术资料、技术信函等； 汇报材料、阶段小结、课题（内容、人员）变更调整的文件材料以及课题阶段评估相关材料；项目开展过程中进行的国内外调研计划及情况总结、考察计划及考察报告等；参加各种学术交流活动与课题有关的技术资料、会议纪要、会议记录等。 （三）结题鉴定阶段归档材料：项目总结、研究报告、调研报告、鉴定材料、学术论文、技术标准、操作规程、经济效益计算认定书或证明、用户意见、经费使用及结算材料、设备购置清单以及其它课题终结评估相关材料；专家评审意见、鉴定会议记录、技术鉴定证书及相关申报材料等。 （四）成果申报阶段归档材料：院优秀成果奖、行业及省部级科学技术奖申报材料、各类获奖证书、奖状等。 （五）成果推广应用阶段归档材料：成果推广应用、产业化、技术转让等协议书、合同书以及相关原始材料。 （六）院或部门安排参加的各类学术会议或业务培训获得的会议文集（录）、会议资料等有保存价值的技术材料。 第八条 归档要求 （一）所有鉴定、结题、暂停、取消等课题的技术材料均应归档。 （二）实行由科研课题(项目)负责人主持立卷归档的责任制。每项科研项目(包括中断或取得负结果的项目)完成或某部分结束后，文件材料应在科研项目完成后及时归档。研究周期长的项目，根据需要可复制若干份单位协作科研项目的归档按协议条款立卷归档。确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益，应在协议书或委托书中明确科研文件材料归档和归属，协作单位应将承担项目的档案目录 （二）成果奖励的归档程序 第十一条 档案保管 （一）保管期限分为永久（50年以上）、长期（16－50年）、短期（15年以下）三种。凡界于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 （二）密级档案应单独保管，资料与档案应分开保管。 （三）已归档的档案材料不得更改。若确系档案材料有误，应由档案移交部门填写《文件更改单》，并将其附在原件（原页）之后。 （四）电子档案应与纸质档案分开保管，除应具备纸质档案保管的一般要求外，还应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层，直立存放，做到防磁、防尘、防变形。 （五）为方便产业部门查阅及利用，产业部门科研项目完成后的一年项目的档案材料可暂由部门归档管理，也可归到院管理部门存档，产业部门科研项目完成后超过一年的项目档案材料一律交院管理部门存档。院考核小组在每年综合目标考核时进行检查。 第十二条 查（借）阅与利用 （一）借阅期限：一个月。 （二）本院在岗职工或在聘人员根据工作需要，可以直接查阅或借阅非涉密科研档案。其它人员查阅档案必须填写《档案查（借）阅审批表》，说明查阅用途，经管理部门负责人或院领导审核签字后，方可查阅。 （三）外单位人员持单位介绍信可查阅非涉密科技档案。因特殊需要外加强科档案的信息加工工作。编制必要的检索工具，编