工程案卷归档、验收与管理.pdfVIP

1 ．工程案卷归档要求 工程案卷建立后，应完成档案的移交归档工作，移交归档的案卷从质量上、时间上及归 档套数要满足以下要求： （1 ）归档文件应完整、成套、系统，应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣 工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符，技术 数据可靠、签字手续完备，文件质量应符合相关规定。 （2 ）归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。 （3 ）勘察、设计、监理单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位应根据城建档案 管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设 单位移交。 （4 ）施工单位在项目竣工文件收集，编制和整理后．应依次由竣工文件的编制方、质 监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经建设单位确 认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。 （5 ）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制档案案卷目录， 并须填写工程档案交接单（见图 4 ）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、 加盖单位公章确认。 （6 ）外文文件应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与 原文一起归档。 （7 ）工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或 单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的 归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。有尾 工的应在尾工完成后及时归档。 （8 ）项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求： 1 ）项目法人与运行管理单位应各保存1 套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位 时，应异地保存 1 套）； 2 ）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程 档案材料； 3 ）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存 复制件； 4 ）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向 流域机构档案馆移交 1 套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料。 图 4 档案交接单 2 ．工程案卷验收规定 水利水电工程档案验收属于政府验收的专项验收，未通过档案验收或档案验收不合格的， 不得进行或通过工程的竣工验收。 2.1 水利工程档案验收规定 《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480 号 ）中对水利工程档案验收有如 下规定： （1 ）水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同 步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收。 （2 ）各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。 水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部 门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收， 由组织工程验收单位的档案人员参加。 （3 ）大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工 程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验 收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部 门负责。 （4 ）水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收 集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单 位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。 档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与 保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内 容。 （5 ）档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收 前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由 验收主持单位、国家