管理文秘第三章文件管理.ppt

3.3 文件管理 文件概述 文件处理 文件的撰拟 3.3.1 文件概述 一、文件的含义及其特征 1 、 文件的概念 文件是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。 2、文件的特征 文件是以文字表达的，非文字表达的不是文件； 文件是由公务产生的，非公务产生的不是文件； 文件是实际用于处理公务的，非实际用于处理公务的不是文件； 文件是由法定作者制成的，非法定作者制成的不是文件； 文件是有特定格式的，非具特定格式的不是文件。 3、文件的种类 通用文件、专用文件、常用事务文件。 4、基本要求 主题正确、鲜明；语言准确、精炼；体式规范。 5、行文关系 上行文: 报告、请示、函。 下行文：命令、决定决议、通知、通报、批复、会议纪要。 平行文：议案、通知、函、会议纪要。 二、文件工作管理 1、含义：文件工作管理是指以充分发挥 并放大文件的功效，为本机关各项职能工作和社会有关方面提供适应信息服务为目的，而对构成文件工作的机构、人员、财物、信息、时间等因素及其流通过程所作的规划、组织、监督、控制、协调活动。 2、主要任务： （1）使文件工作构成要素（人、物、财、时间、信息等）确立最佳组合关系。 （2）使文件工作构成要素的流通过程有序、有效、顺畅、快捷，相互间取得最佳配合。 3、对文件工作构成要素的管理 4、对文件工作构成要素流通过程的管理 3.3.2 文件处理 一、文件处理概述 1、 文件处理的涵义 文件处理是指机关单位在日常工作中围绕着文件的拟制、办理、管理所进行的系列工作。 2、文件处理的原则 及时；准确；安全；统一 规范。 3、文书的行文关系 是指文书的发文机关及受文机关之间的关系。各级行政机关、单位必须按各自的权限、智能及隶属关系行文。除特殊情况，不能越级行文。 4、在具体办理行文的工作时，应遵循以下原则： （1）各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范围行文。 （2）一般情况下不得越级行文。 （3）向下级机关或系统内的行文需抄报上级机关并抄送同级相应平级机关。要正确确定抄送机关。 （4）需各级机关、单位协调一致的事项，未经协调一致不能单独发文，联合发文须经会签。 （5）必须正确使用文书种类，确保行文质量。 （6）经公开发布的党和国家公文，如公告、通告等应视为正式公文，遵照执行，可不再行文。 二、文件处理的基本程序 1、收文办理程序 签收?拆封? 登记? 分办?传阅? 拟办? 批办? 承办? 催办? 注办?归档 注意：传阅、拟办、催办为非必选项。 收文注意事项： 签收时，要清点份数；看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。 拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。 登记时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。常用的是卡片式。 分发时，先要分出办件和阅件。然后按主次分发，要有相应手续。要注意范围。 传阅时，要严格范围，严禁文件横传。传阅后要认真清查。 拟办时，需要秘书有一定政策水平和业务知识，要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见”栏中。 批办时，领导要快些，可用电话告诉秘书批办意见，要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。 承办时，承办同样要快，要学会分清轻重缓急，要有结果。 催办时，所有的文件要催办，一般以打电话为主要形式，发现拖延者给予相应处分。 注办时，将文件办理情况和结果在文件处理单上注明。如收文承办后，注明是否已办复，复文字号、日期等。 登记时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。三种方式比较： 公司承办时限规定 收文登记簿 文件处理单 文件处理单 传阅文件登记单 文件传阅单（附于文件前） 文件字号（或收文号） 收文催办记录单 年 月 日　 收文号____密级____ 案例分析一 （一）收文处理案例 场景：XX厂办公室 情景： XXX管理局通信员李某给XXXXX厂递送一份《XX省财政厅、 XX省审计局关于开展XXX财务专项资金检查的通知》(X财字(2003)34号)。 厂办公室文书小王收到文件后，怎样迅速处理该文件? （二）XX大学人事处秘书林强，参加省教育厅召开的2000年度职称评审工作会议，带回五份文件，办完工作后，将上述文件锁进文件柜中。第二年