新形势下如何加强高校科研档案管理工作.doc

新形势下如何加强高校科研档案管理工作高校科研工作是高校中非常重要的工作，科研水平反映了高校的综合实力，而科研档案直接反映了高校不同历史时期的科学研究水平，是一个高校科研实力的重要凭证。因此，科研档案管理的规范与否直接影响到科研管理的质量、效率和水平，甚至在一定程度上影响着高校科研工作的发展。而目前高校科研档案管理现状不容乐观，基于此，本文结合高校科研档案管理工作存在的问题，就新形势下如何加强高校科研档案管理进行探讨。 一、高校科研档案管理工作存在的主要问题 1.档案意识淡薄，归档不齐全。高校科研档案收集的准确性与完整性的统一是保证存档材料质量的前提，然而由于高校科研人员对档案知识和管理法规知之甚少，普遍存在档案意识淡薄的倾向，出于对技术成果保密原因，科研人员往往将科研活动中形成的重要记录、原始数据与关键材料等过程性文件料私自留存，如有的科研课题有开题报告，缺论证意见，或者只有研究总结或成果论文，缺乏科研计划、技术报告、实验记录、成果鉴定及推广等方面的资料。还有科研人员不了解归档范围，只知纸质材料需归档，不知其他载体如光盘、照片、录像带等材料也要归档。也有些科研人员担心获奖证书、专利证书、鉴定结果等原件上交了自己用起来不方便，所以自留原件，只交复印件，导致科研档案材料复印件过多。诸如此类现象势必影响科研档案的完整性、系统性和利用价值。 2.制度不到位，职责不明确。目前，大多数高校虽制定出科研档案归档办法，但没有建立健全的科研档案管理规章制度和对课题组进行检查的约束机制，未明确科研档案管理过程中科研管理部门、科研档案管理员、课题负责人的职责，管理部门的人员只能是要求课题负责人把他们的成果归纳完整，材料上交齐全，但主办人交与不交根本无法控制，他们拿什么材料就归什么材料，档案管理人员对归档要求也只能在口头上作一些说明、解释而不能强求，监管力度非常小，这使得高校的科研档案管理工作时常处于半失控状态之中，从而造成科研管理工作与科研档案管理工作严重脱节，“四同步”管理原则无法从根本上得到贯彻落实。 3.科研档案的过程管理未受重视。高校科研管理部门是科研课题主管部门与课题组、课题组与档案管理部门之间的桥梁与纽带，是来源性文件和成果性文件的汇集点，在科研档案建设中本应发挥主导作用。但是在高校科研管理工作评估中往往把科研课题级别、经费、成果鉴定或获奖成果、成果转化和推广情况等作为衡量高校科研水平的重要标志和考核高校科研管理工作的重要指标，因此这些立项、经费及成果管理等受到高校科研管理部门的高度重视，成为高校科研管理工作的重点和核心，而科研档案的过程管理往往由于其长期性、事务性、琐碎性的特点而不受重视，从而造成科研管理过程中科研档案建设力度不够。 二、加强高校科研档案管理工作的对策 1.加强宣传，提高各级人员档案意识。要使科研档案工作顺利开展，必须坚持广泛、深入、持久的档案法规宣传，通过多种形式宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规及档案知识，使各级领导、科研管理部门和科研人员提高档案法制观念，认识科研档案管理工作的重要意义，尤其认识到科研档案管理工作对保证和促进高校科研工作所起到的重要作用，从根本上理解、支持、参与科研档案的归档工作。尤其让科研人员明确“负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档”是其应尽的职责和义务，从而在思想上重视科研档案工作，自觉承担积累科研档案资料的义务，主动履行科研档案归档的职责。 2.加强学习，提高科研档案管理人员综合素质。提高科研档案管理人员整体素质是做好科研档案管理工作的前提。科研档案管理人员不仅要有端正的工作态度，高度的责任感，还要能不厌其烦、主动加强与课题负责人的联系，认真检查、指导和督促课题负责人收集、整理各类科研材料并及时归档。这就需要科研档案管理人员具备较高的思想政治素质、科研管理素质和丰富的档案管理知识。为此，档案管理部门应注重加强科研档案管理人员的档案法规学习，并定期组织其参加业务知识和计算机网络化培训，帮助科研档案管理人员及时掌握新形势下科研档案管理规范程序。 3.强化管理，建立健全的科研档案管理制度。建立健全的科研档案管理制度是科研档案管理工作走向规范化的关键。高校科研管理部门和档案管理部门应明确职责，密切配合，履行各自的职能，建立健全适应新形势下的科研档案管理制度，对科研档案的归档时间、保管期限、归档范围、整理要求、保密规定等要做出明确规定。在制度中真正落实“三纳入”即将科研档案工作纳入科研管理制度，纳入科研工作计划，纳入科研人员的工作职责范围；同时做到“四同步”，即下达科研任务与提出科研文件材料的归档同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步，上报