Office套件主要技巧及实例演示之文档管理-Word.pptxVIP

此次培训的目的 了解撰写Word文档的一些基本原则和要求 掌握Word2007的一些实用技巧和工具，为以后的项目工作做好准备 1 目录 Word2007实用技巧 Word撰写的基本要求 Word2007界面简介 Word2007常用技巧 2 目录 Word2007实用技巧 Word撰写的基本要求 Word2007界面简介 Word2007常用技巧 3 4 撰写Word文档的4个原则 一致 版面布局风格一致 段落风格一致 表格风格一致 页眉页脚风格一致 清晰 清晰是指文档的层次关系要清晰，能让读者迅速把握所阅读的内容属于文档的第几个层级 要做到这一点不仅需要文档的作者本身思路清晰，而且需要通过统一风格的多级编号把文档的层级关系明晰准确的标识出来 协调 协调是指字号、行距要有协调的比例 对于Word文档的正文，最小字号为小四，页眉页脚的字号大小可以适当设置的小一些，如小五号 行距一般设置为1.5倍 简洁 工作文档切忌过于花哨，应该简洁素雅 避免在文档中使用过多的字体类型 公司的内部文档经常使用的中文字体和西文字体分别是华文楷体和Arial 交付给客户的文档遵照客户对字体的要求 目录 Word2007实用技巧 Word撰写的基本要求 Word2007界面简介 Word2007常用技巧 5 Word2007界面简介 6 Office按钮：单击弹出Office下拉菜单，包括新建、保存和打印等常用操作，设置作者、标题等文档属性，添加数字签名，以及进行Word设置 快速访问工具栏：快速启动命令，在该工具栏中，可以自由添加和删除命令 标题栏：显示文档名称、软件名称，右侧是窗口最小化、还原、关闭按钮 功能区选项卡标签：用于切换功能区，单击标签可在不同功能区间切换，双击标签隐藏功能区 功能区：以按钮、输入框、下拉列表等形式显示Word命令，单击组右下角的小箭头 可启动对话框 滚动条：内置滑块，拖拉滑块即可改变页面显示的位置 标尺：显示定位光标、图片、图形和文字等的位置，也可以在上面定义制表位 状态栏：显示文档相关信息，可以调节屏幕显示比例和视图模式等 浮动工具栏：拖动鼠标选择文本，然后指向选定内容，浮动工具栏以淡出的形式显示，指向浮动工具栏则变为实体 目录 Word2007实用技巧 Word撰写的基本要求 Word2007界面简介 Word2007常用技巧 快捷键使用 基础操作 编辑文本 列表和编号 使用样式和模板 插入应用 表格应用 目录与交叉引用 页面布局 其他技巧 7 Word2007常用技巧——快捷键使用（1） 组合键快捷键 8 F12 另存为 Word2007常用技巧——快捷键使用（2） 组合键快捷键（续） 9 Word2007常用技巧——快捷键使用（3） 使用键提示 按ALT键启动键提示 按对应于要显示的选项卡的键提示 如对于“开始” 选项卡，按 H 将显示该选项卡的命令对应的所有键提示 按ESC退至功能区键提示 10 Word2007常用技巧——基础操作（1） 新建文档 直接在文件夹中新建 使用“Ctrl+N”快捷键新建空白文档 使用Word“新建”功能，从本机模板或文件创建，或使用Office Online模板 打开文档 在文件夹中双击打开Word文件 使用Word“打开”功能，可以选择不同视图模式（如预览），以及多种打开方式（如打开并修复） Word2007打开Word2003文档时会在标题栏显示“[兼容模式]”字样 保存文档 使用“Ctrl+S”快捷键保存或F12功能键另存 使用Word“保存”或“另存为”功能，可以将文件保存为Word2003兼容格式，还可以将文件发布为PDF或XPS格式 系统默认每隔10分钟会自动保存一次文档 在Word选项的“保存”页签可以设置默认保存选项（如保存格式和路径） 11 请务必养成随手保存文档的习惯，并定期将文档另存，以免文档丢失 Word2007常用技巧——基础操作（2） 打印文档 “打印”将会打开打印设置对话框 “快速打印”会将文档立即发送到打印机 打印预览，可通过“页面设置”设置文档页面布局，通过“双页”按钮或“显示比例”设置显示多页 关闭文档 关闭Word时会自动提示是否需要保存未保存的文档 保护文档 通过Office下拉菜单中的“准备→加密文档”设置保存密码 通过 “审阅”功能区标签页中的“保护文档→限制格式和编辑”功能限制对文档格式或内容进行编辑，并启动强制保护增加密码控制 视图模式和显示比例 页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图和普通视图 Word选项 12 Word2007常用技巧——编辑文本 文本输入 即点即输：在任意位置双击即可输入 通过Word选项“校对”页签设置自动更正选项 通过“审阅”功能区标签页中的拼写和语法 进行拼写和语法检