关于使用南大之星档案管理系统归档方法.doc

关于使用南大之星档案管理系统归档的方法 为了更好地把各单位的暂存档案表内的电子档案归入西南大学的某一类档案的总表中，同时让各单位的兼职档案员能够方便的查询自己录入的档案，提供给档案馆老师及其他部门兼职档案员一个统一的方法，如果有不妥的地方，希望提出。 操作步骤（以党委办公室为例）：1。打开党委办公室（暂存），如图： 2．鼠标单击上图左侧表内文件分类目录下的2006年，进入到电子档案目录，如下图： 3．用鼠标按住上图右侧滑动条往下拉打底，会看到如下图： 4．点击上图的数据整理后，会如下图： 5．选择该单位的档案应该归到西南大学的那一类档案的总表中，党委办公室的应该归入西南大学党群档案，所以选择了“西南大学党群档案”，然后再勾中“对当前类目下所有文件”前的框后，点击“复制”，不能点击“移动”，这样可以保留该单位录入的电子档案。（注意： 单位的暂存档案表中的二级或三级目录一定不能和归入的西南大学某类档案的二级或三级目录相同） 6．完成后，点击页面上方的“档案管理“，退到第一各页面： 7．打开西南大学党群档案后，会发现“党委办公室”的暂存档案全部复制到了“西南大学党群档案”中来了： 8．在当前页面的20条文件中，把需要归为一卷的文件前面的“选择”栏打上勾（只能一页操作） 9、用鼠标按住上图右侧滑动条往下拉打底，会看到如下图： 10．点击上图的辅助组卷后，会如下图： 11．用“批量数据替换”栏，把临时的实体分类号替换为归档的实体分类号，进行替换 12．完成后，仍然选中替换后的文件，选择“数据整理”， 13．填好一、二、三级类目（下图可知道一级类目为“党群”，二级类目有两个，一个是“党群综合”，一个是“综合”，二级目录“综合”下的三级目录有“2005年”和“2006”年） 14．点击“更改目录”，就完成最后操作。（就把“党群“下的“综合”下的“2006年“移动到了”党群“下的”党群综合“下的”2006年“） 整个总的流程是：把单位的暂存目录下的所有文件复制到应该归入的西南大学某一类档案中，完成辅助组卷后，最后再通过更改类目移动到相应的类目下。