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第十一章 机关管理 ?? 第一节机关管理概述 ?? 第二节机关文书管理 ?? 第三节机关会议管理 ?? 第四节机关后勤管理 第一节 机关管理概述 一、机关管理的涵义及特征 现代行政管理学中所说的机关行政或机关管理（OfficeAdministration或Office Management），一般是指对作为行政组织办公地点的机关的环境的完善、机关设施的营建、机关物材的配置、文书文件的处理、机关事务的分工等进行的合理化管理。 机关管理的事务具有以下特征： （一）机关管理事务的多样性特征 （二）机关管理事务的固定性特征 （三）机关管理事务的辅助性特征 （四）机关管理事务的技术性特征 二、机关管理的意义 保证行政组织有效、正常运营的行政系统内部的组织管理活动是一种必不可少的行政管理活动。 随着现代行政业务的大量增多和行政活动的专业化，机关管理需要具有更高的技术性和熟练性，机关行政事务处理的专业化和科学化已成为当代政府行政发展的重要课题。 企业管理和行政管理，在具体内容和实际操作上没有本质差别，具有共性。公共行政的机关管理同企业相比特别是在效率上存在着明显的滞后现象。加强机关管理的研究和改进机关管理，具有紧迫性和重要性。 三、机关管理的原则 （一）管理程序规范原则 （二）公私资材分离原则 （三）文书主义原则 （四）技能转移的原则 （五）例外的原则 （六）集中管理的原则 （七）机械化的原则 四、机关管理的现代化 机关管理的现代化包括双重含义： 1、机关管理的现代性目标如何实现的问题，即如何按照上述机关管理的原则推行有效的机关管理。 2、具体到如何引进先进的科学技术设备，提高机关管理效率的问题。 在现代行政的运营中，作为机关事务的管理者不能再像以往那样处于被动的地位，而应该作为机关事务卓越的管理者经常思考如何研发科学的机关事务管理的标准和系统，进行机关事务分析，进而确定科学的机关事务管理规范、规程和完善机关管理的计划，主动推动机关管理的良性发展。 第二节 机关文书管理 机关文书管理，简而言之就是对机关中的文书的管理。 在社会组织中，特别是公共行政组织中，信息的流动和传播，主要是以公文为媒介进行的。在电子政务、政务公开等政府行政民主化改革、政府治理变革不断推进的今天，公文在公共行政活动中发挥的作用更受到政府及社会的广泛重视。 一、机关文书管理的涵义与作用 文书的记忆保存功能，能够原原本本记载保留人们或组织决定的结果或表达出的意图。文书具有依据或凭证的作用，并作为信息的传递手段，在较短的时间里广泛传播，被广泛利用。 政府部门的机关中，经常有大量的文书在流动和保存，是重要的公共行政资源，如果不加以有效的机关文书管理，机关文书很快会堆积如山、难以利用，无法发挥其应有的功效。 二、机关文书的管理 机关文书管理流程包括：公文的办理、管理、立卷整理、归档等内容。 机关文书的管理具体包括公文格式、行文、发文办理、收文办理、分类整理、保管保存、归档和销毁等主要内容。 随着政务公开制度化改革在我国的不断深化，机关文书的利用已经开始不限于政府组织中的成员，开始向一般公众开放，如何保证社会大众有效利用政府机关文书，提高行政监督的实效，已经成为我国机关文书管理制度改革的当务之急。 第三节 机关会议管理 “文山会海”，一般是指政府机关运转中的公文、会议过多的现象，是一般社会公众对政府机关存在的低效率行政现象的批判性描述。为了避免政府部门的会议出现类似不良效果，有必要加强对会议的有效管理。 一、机关会议的涵义及作用 政府公共部门的会议是政府组织及其成员等为决策、沟通、协商、协调、听取意见、解决问题，而有目的、有组织地召集三人以上相关人员，汇聚参与、共同议事，来整合组织、推进工作的方法。 二、机关会议的管理 “六W”原则： Why——为什么要召开会议？即会议的目的、理由、要求、方针是什么； What——召开什么会议？即会议的内容、议题是什么； When——什么时间开会？即何时、从何时、到何时； Who——哪些人开会？即与会人员、会议对象； Where——在什么地方开会？即会议的地点、场所、会场； How——怎样召开会议？即会议召开的方法、手段、步骤、程序等。 第四节 机关后勤管理 一、机关后勤管理的涵义及作用 我国的机关后勤管理工作，主要由机关管理综合部门的直属办事机构，如总务、后勤处（科）或机关事务管理局等负责管理。机关后勤工作涉及面广，内容复杂且琐碎。 每项机关后勤管理事务都对政府机关的正常运转和改善政府组织成员的工作、生活条件具有重要作用。 一、机关后勤管理的涵义及作用 机关物材的筹措、保管、储存、分配、利用的管理；机关环境、工作场所的安排、配置和完善的管理；机关建筑设施的修缮、营建、分配的管理；机关食堂、