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通用档案管理系统（网络版） 使 用 说 明 安阳市档案局 二零一零年八月一日 系统概述 通用档案管理系统是从实践中来到实践中去的产物，它具有操作简便、功能齐全、一键录入信息无处不在的效果。该程序收录编制了档案工作中常用的各种门类的表格200余种，使用该程序录入会由此变得轻松而简便。数据会由此而有序，报表会由此而规范，查询会由此而精准，统计会由此而简便，并能最大限度的减轻档案人员的劳动，能最大限度的满足利用者对档案的需求。由于具备题名、全文检索的功能，真正意义的实现档案数据的共享。 一、适用范围 本系统适用于国家各级各类综合档案馆、专业档案馆、机关和企事业单位档案室（包括文书、归档文件、科技、会计、电子、人事、诉讼、审计、信访、资料、婚姻和照片等档案）。 二、 开发目的 ????实现电子（含纸质文件）从公文下载到移交进馆的全程信息化管理；业务流程化管理；行业规范化管理。实现电子公文（含纸质文件）从公文下载到公文接收、从制作年报上报盘到接收年报上报盘、从移交进馆到进馆接收的接口标准化管理。实现电子（含纸质文件）信息查询、条目检索、信息统计及报表生成的格式统一化管理。 1 GB9705-88 《文书档案案卷格式》。2 DA/T 22-2000 《归档文件整理规则》（国家档案局，2000年12月6日批准）。3。4。 5。 6。7。8。9。 11 GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》（国家质量监督检验检疫总局，2002年12月4日批准）。1 GB/T11821-2002《照片档案管理规范》（国家质量监督检验检疫总局，2002年12月4日发布）。1《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局，2003年9月1日施行）。 三、系统初始化 第一次使用本程序时，需要提前进行初始化，点击左边系统设置按钮，可看到下面界面： ——全宗维护 点全宗维护图标后在弹出的窗口中填写全宗号以及全宗名称并点击确定（第一次使用时，一定要确定一次，以便生成系统必须的代码）,如下图： 注意： 1、全宗名称和全宗号必须输入，否则系统不能正常工作。 2、如果不知道本单位的全宗号，可与当地档案馆联系；企业也可以用组织机构代码来替代) 3、全宗名称要输入全称.全宗名称较长时，可输入通用规范简称。 ——一级类目维护 点击一级类目维护图标，弹出下面的窗口，在窗口中录入类目名称，选择对应的类型即可： 如果用户为企业，可将根据本单位的分类大纲将，调整一级类目。可参考下表。 一级类目 档案类型 一级类目 档案类型 党群工作类 文书档案 会计档案类 会计档案 行政管理类 文书档案 …… …… …… …… 归档文件 新文书档案 产品类 科技档案 …… …… 基本建设类 科技档案 照片档案类 照片档案 …… …… …… …… ——二级类目，分类号，责任者，发文字，保管期期限，责任者，密级，检查人，整理人维护 点击对应图标在弹出的窗口中相应的内容即可： 档案数据结构 档案数据结构决定了档案数据的录入方式。我们认为：在一个全宗内，档案数据一般分为四个层次，即一级类目、案卷目录、案卷和文件。其关系可用下页图一来表示。由于全宗和一级类目已在系统初始化时设立，所以在录入数据时，应先设立案卷目录，再输入案卷级数据，最后输入文件级数据。 如果采用《归档文件整理规则》（俗称文书档案新标准）整理档案，档案数据又可分为保管期限、年度、类目（机构或问题）、文件四个层次，它们的关系可用图二来表示. 录入数据时，应遵循保管期限-》年度-》类目-》文件的顺序。 （图一） （图二） 著 录 一、开始著录 点击左边的档案录入按钮会出现下面的界面： 单击档案录入，会出现录入界面 二、著录窗口介绍 窗口分为两部分。左边是类目选择窗口，右边是录入数据窗口。用法和Windows资源管理器相类似。系统默认打开第一类档案。 三、录入数据 （一）旧标准文书档案和其它案卷级档案数据的录入 设立案卷目录 要录入数据，必须新建一本案卷目录。具体做法是：单击左边窗口的相应的一级类目(如文书档案)，在右边数据录入窗口输入相应的目录号和保管期限。点击添加后，数据自动存盘。 注意：在使用本系统时，应保证在一个全宗内，目录号不重复。为此，可以采用类目代号+目录号的方法。如文书档案的第一本永久目录，目录号编为W-1，科技档案的第一本永久目录，目录编为K-1，等等。 输入案卷级数据 在左边窗口单击相应的案卷目录，在右边数据录入窗口输入相应的案卷号、题名、类目名称等必需的字段。单击添加按钮后，数据自动存盘。 在录入时可使用tab或回车(enter)建把光标移动到下一个录入框，在下拉框的选择时，可使用键盘