线下费用管理规定.doc

线下资源使用管理规定 接总公司渠道管理部、财务部通知要求，为提高线下资源的有效性，促进市场良性发展，经分公司研究决定，特对线下资源使用管理做如下要求： 一、线下资源使用的总体原则： 1、准确性原则：确保线下资源在使用中与批复一一对应，在活动项目、项目类别、费用项目、费用类别、费用额度方面，未经许可，不得擅自调整； 2、及时性原则：各类促销活动必须严格按总公司批复的活动时间执行与截止，在活动结束并评估合格后的一个月内，最长不得超过一季度，将活动涉及的资源按相应的核销要求核销完毕； 3、真实性原则：线下资源对应的相关核销单据，必须真实有效，不得涂改、弄虚作假； 4、完整性原则：线下资源涉及所有环节的手续和单据，必须由资源实际执行负责人按各类项目的实际情况，提供相应的完整单据方能核销； 5、对帐单管理原则：涉及线下资源使用的各方必须建立月度对帐体系，以保证资源使用的公开与公正； 6、责任明确原则：涉及线下资源使用的各方责任人，必须在资源使用的过程中，在相关的资源确认手续与单据上签字，以保证资源对应的责任明确清晰； 7、例外沟通原则：为满足市场实际需求，对于在实际执行过程中出现的其他问题，可以由各办事处主管与分公司沟通，分公司与总公司相关部门沟通，经总公司批准后予以调整； 二、具体要求： （一）商超陈列费用 1、协议签订：在收到月度线下费用批复后，由商超业务人员与商超进行陈列谈判，并就陈列时间、陈列形式、陈列位置、费用支付方式、费用标准签订陈列协议。原则上以分公司名义与商超签订陈列协议（见附件1），如商超有特殊要求需经销商与其签订陈列协议的，则需以分公司名义与经销商签署一份商超授权协议（见附件2）。需填写完整，包括抬头双方名称、经手人签字、签署日期、双方公司盖章。 2、费用支付： （1）为保证资源的可控性，原则上由分公司直接打款到商超账户。在签订陈列协议后，每月5号前由办事处提报线下费用打款申请（见附件3）至分公司推广部，经推广经理、财务经理、分公司总经理审批后由分公司财务进行打款操作，款到帐后由超市方提供发票。 （2）对于不接受分公司打款，需缴纳现金的超市，在签订陈列协议后，由办事处提报公告函（见附件4）至分公司推广部，经推广经理、财务经理、分公司总经理审批、加盖公章后，办事处主管方可凭公告函前往经销商处借现金缴纳相关费用，并由经销商出具费用代垫证明（见附件5），超市方提供发票。 （3）对于相关费用超市直接帐扣经销商货款的超市，在签订陈列协议后，由办事处提报公告函（需注明：相关费用帐扣字样）至分公司推广部，经推广经理、财务经理、分公司总经理审批、加盖公章后，方可让超市进行相关帐扣操作，并提供相关发票。 （4）对于以饮料形式支付的费用，在签订陈列协议后，由办事处提报公告函至分公司推广部，经推广经理、财务经理、分公司总经理审批、加盖公章后，方可凭公告函前往经销商处借饮料支付相关费用，并由经销商出具费用代垫确认单，超市方提供饮料签收单（见附件6），也可使用超市的赠品收货单，加盖收货章。 3、执行要求： 原则上要求市区、重点县现代渠道所有门店需全品项出样（原味单听、强化单听、六连包、四连包、礼盒、原味整箱），有费用投入的KA店必须保证，否则不予投入。主管业务人员需提高拜访频次，确保在协议期间内陈列位置良好，陈列丰满，并拍摄照片为证。 4、费用核销： 核销材料： （1）陈列协议原件：超市与分公司签订的陈列协议（或经销商与超市签订的陈列协议+经销商与分公司签订的商超授权协议） （2）费用发票： A 发票抬头为分公司名称：需提供发票原件，费用项目为陈列费/促销费/堆头费/端架费/场地费，不得开具饮料、红牛等字样。 B 发票抬头为经销商名称：需提供发票原件或复印件，另需经销商开具给分公司发票的原件，费用项目要求同上。 C 以饮料形式支付的费用，需提供饮料签收单或赠品收货单。超市方必须盖章，确实无签章的需提供签收人联系电话供查证。 D、必须盖发票专用章，财务专用章无效。 （3）陈列相片：需包括有费用投入门店的所有陈列点位相片（特殊陈列+正常货架陈列），并符合分公司相关陈列要求，且在协议陈列期间拍摄。年签或季签的门店每月也需提交相片。 （4）费用代垫证明：当费用为帐扣经销商货款或者经销商垫付现金、饮料时需提供。 以上核销要件缺一不可。 核销时间：相片需在每月18日前上交，由分公司直接打款的必须在当月18号前寄回相关核销材料，否则从办事处主管个人费用中扣除；由经销商垫付或者帐扣经销商货款的需在次月18号前寄回相关核销材料。分公司推广经理、财务经理、总经理审核完毕后，月底30号之前将核销款项打至经销商账户。 （二）商超促销员工资 1、促销员招聘及管理规定：参见促销员管理规定 2、促销员工资核销： 核销要件： （1）促销员工资表(附件7)：需张贴促销员身份