活动执行流程详细表探究.doc

TOC \o 1-3 \h \z \u （一）接洽流程 任务分工 准备工作 主要工作要求及内容说明、洽谈重点 参与人员 联系方式 完成时间 备注 初步接触： ★公司宣传册及相关资料 ★本公司自有优势资源、活动经验； ★ 了解项目规模、场地及其可操作性； ★ 了解合作方关键人物、组织机构，合作意向，资金条件； ★ 了解对方的想法和建议； 1、细节洽谈（多次） ★自有资源、案例介绍PPT文档 ★项目初步策划案框架（包括：活动主题、形式、主要内容建议；执行流程安排；大体预算） ★ 讨论策划案，获取客户对活动的具体要求及意见； ★ 获知项目的着重点及难点； ★ 客户的倾向性。 2、项目汇报 ★根据客户意见修改后的策划案(包含策划执行方案、宣传策划案；详细预算) ★准备汇报用投影仪、手提电脑、方案PPT文档； ★策划文案打印、装订成册； ★汇报流程安排：开场人员，主要讲述人员，答疑人员。 ★ 项目汇报； ★ 合同条款认定 （二）策划流程 任务分工 参与部门 讨论重点 会后工作 备注 初次策划会议 联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人 ★ 项目背景、需求； ★ 是否值得继续跟进； ★ 活动概念和形式。 ★ 撰写初步策划案； ★ 报策划总监与分管副总。 谈判后 协调会议 联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人 ★ 客户意见； ★ 策划案大体框架； ★ 形式和内容设计； ★ 项目基本成本； ★ 宣传炒作重点； ★ 撰写策划执行方案初稿（含策划方案、宣传方案、预算方案） ★ 方案由设计师进行精包装； 细节谈判后 协调会议 联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人、部门总监 ★ 客户意见； ★ 内容、执行细节确定； ★ 现场效果图； ★ 宣传方案确定； ★ 物料方案 ★ 预算方案（成本/报价）。 ★ 撰写策划执行方案定稿（包括活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划及预算）； ★ 拟定合作协议； ★ 确定需外包工作并开始联络（演艺、制作、场地等） ★ 确定执行工作组。 合同签订后 协调会议 执行工作组成员 ★ 项目分解及完成时间图表（甘特图）； ★ 安排各项工作。 ★ 项目正式立项 ★ 落实各项资源、外包 ★ 执行管控 （三）管控流程 管控环节 主要工作要求及内容说明、洽谈重点 参与人员 联系方式 完成时间 备注 时间管控 时间安排表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。 供应管控 要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。对外包服务的管理。比如在活动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等，这些对专业活动运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管理。 人力管控 活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。 （四）标准管控工具：甘特图表 任务： 把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。 时间段： 对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）。 优先顺序： 设定任务的优先顺序。 节点： 因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。 分工： 每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。 二、活动策划具体执行详细方案 一、前期准备 任务分工 主要工作要求及内容说明 负责人 联系方式 完成时间 备注 （一）前期准备的宣传类 1、活动策划书 要筹备一次活动我们都会先有初步的计划，这样我们就需要先做一份比较完整的活动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。更重要的是要让上级认可这份策划书，策划书最主要的是目的意义、活动内容方式及经费预算等。 2、正式发文 一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合，这样就少不了一份正式的发文，这也是一个很好的宣传方式。发文要规范，如文号、主题词、抄送单位等。 3、悬挂条幅、张贴海报、设置气拱门、电子屏 要完成以上这些宣传形式还是有一定的程序的，首先这些宣传形式的文字内容都要由上级确认，并通过相关部门的审查，然后在校园内宣传。 4、幕布 目前的活动一般都有背景幕布，我们需要事先量好尺寸大小在经过设计，最后悬挂。如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长3米，高3米，学生活动中心条幅：长9米，高0.8米等。 5、借用展板 展板是用于活动的宣传，张贴海报等。 6、制作邀请函和节目单 一场活动我们为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场，这样我们先制作好要邀请函