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社会保险业务档案管理操作规程（试行） 第一章　档案业务材料的收集、整理、立卷 在社会保险业务经办过程中形成的已办结的各种文件材料，按照《新疆维吾尔自治区社会保险业务档案管理实施细则（试行）》进行收集、整理、立卷。 第一节　档案资料的收集 档案资料的收集是指相关责任人（业务人员或兼职档案员），把分散在本单位业务部门和业务经办人员手中的具有保存价值的档案资料按照规定的范围和办法集中归集，确保安全、完整，实行统一管理的工作。 一、档案资料的收集范围 各地按照《新疆维吾尔自治区社会保险业务档案管理实施细则（试行）》制定的《社会保险业务档案保管期限表》所列内容进行收集，就是收集业务工作过程中日常已办结的、按照规定具有保存价值的专业性文字材料、申报凭证、审核表单、结算凭证、电子文档、图表、声像、实物等不同载体的原始记录。 二、档案资料的收集要求 1、做到办结一件收集一件，不同的业务资料分类存放，每类资料按办理的时间顺序扣放在专用的整理箱（架）中。当文件累积到一定厚度时，按照规定的案卷厚度整理齐整后，用金属夹分类夹起存放，一般案卷厚度不超过35mm。 2、收集过程中必须审核每份资料的构成要素（包括名称、签章、日期、项目）并审核档案资料的主附件是否符合相关业务规定，确保档案资料的真实性、完整性、有效性。 3、收集过程中必须审核每份资料是否符合长期保管的质量要求。包括纸质、墨水、字迹的清晰度等是否符合存档要求，如不符合要求需进行相应处理。 4、平时注意收集具有保存价值的业务文件、会议纪要、会议决议决定、照片、声像资料等，避免有价值的档案资料遗失。 第二节　档案资料的整理 档案资料的整理是指对收集到的档案资料去除杂物、统一规格、托裱、复制并进行分类、排列和编目，使之整齐美观、排列规范，组成有序体系的过程。 一、档案资料的整理原则 社会保险业务档案，由业务经办人员将收集的档案资料，遵循业务经办的规律和特点，保持文件之间的内在联系，依照《社会保险业务档案保管期限表》，采取以案卷为单位，按“年度―业务环节”或“年度－险种－业务环节” 的分类方法进行整理。遵循不同年度、不同保管期限、不同类别、不同险种的档案资料归入不同案卷，不得混合组卷。 二、档案资料的整理步骤 1、将收集的档案首先去除金属物、装订绳、多余的卷皮封底，展平褶皱页。 2、修复、托裱破损文件资料。用易褪变材料书写的档案资料应予复制，材料的规格过小（小于B5）的应粘贴在A4纸上，大于A4的应裁剪或折叠。裱贴时，应在左边留出20－25mm装订边。 案卷所有材料统一规格，整理齐整。字迹不清或用易褪色墨水、传真热敏纸等无法长期保存材质形成的档案资料要同时留存复印件。 3、多部门留存同一资料时，多份文件资料原则不上得重复归档。部门间通过协商确定归档部门，原则上一式多份或多个环节办理的经办资料由业务办结的部门负责归档。 4、非纸质资料要附文字说明，实物与其文字说明一并归档，少数民族文字或外文资料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 5、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件随同电子文件一并归档。 6、组卷。 （1）同一年度、同一保管期限、同一类别、同一业务环节的档案资料可以放在一个案卷中。 （2）单一主表档案资料数量较多的可组成多卷。 （3）同一年度、同一险种、同一保管期限、同一类别的页数较少的不同主表，可以组成一卷。 卷内文件资料，应按照主表在前，附件在后；审核结果在前，审核依据在后；重要凭证在前，次要凭证在后；办结时间早的在前，办结时间晚的在后的原则排序。 （1）一笔业务办理多人的明细表或汇总表，应按照明细表或汇总表的顺序整理主、附件。 （2）社会保险审计稽核档案资料，根据工作流程按工作方案、稽核（审计）通知书、工作记录、工作底稿、稽核（审计）报告、整改意见书顺序排列，可一事一卷，亦可多事一卷。 7、编写页码。凡有图文的卷内文件材料页面均需编写页码、避免重码、空码、过码。与本材料无关内容的图文不需编码。页码位置在正面的右上角，反面的左上角，用铅笔使用阿拉伯数字按顺序编流水页码，多张材料粘贴在一张纸上的应按材料逐件编码。一个主表页较多或一个主表的附件较多而组成若干卷的，应编一个大流水页码。 8、按照以上步骤整理完成后，要将每卷档案资料趸齐并用金属夹夹起，集中摆放在整理箱中，避免发生新的错乱和丢失。 第三节　档案资料的立卷 档案资料的立卷是指各部门专、兼职档案员将所属单位组卷整理后的档案资料，根据年度和内容确定其类别、保管期限、案卷封皮、案卷目录、备考表的过程。 1、确定类别。社会保险业务档案分为十类，所有业务资料都要归入这十类之中，要根据业务所属环节确定档案资料类别。资料大类内容见下表： 社会保险业务资料基本大类表 类　别 类别代码 社会保险管理类 GL 社会