机密档案管理～常见问题及实例说明-经济部标准检验局.ppt

檔案銷毀、移轉及移交 課程大綱 檔案保存之目的 檔案清理意義與目的 檔案清理與鑑定之關係 檔案清理原則及要件 檔案銷毀作業程序 檔案移轉作業程序 檔案移交 檔案保存之目的 檔案保存之價值體現於使用 提供機關執行業務參考稽憑之價值 提供學術研究或具歷史典章之價值 清理意義與目的 意義 指依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限或已屆移 轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀或移轉， 或為其他必要之處理。 目的 促進檔案開放利用 提升檔案管理效益 檔案清理與鑑定之關係 檔案鑑定之意義：判定檔案保存年限過程中，評估檔案保存價值之步驟 檔案鑑定之目的：作為決定檔案保存年限及提供檔案銷毀、移轉等清理決策參考之過程 檔案鑑定為清理作業過程之重要手段與方法 清理原則 去蕪存菁原則 開放利他原則 需求完整原則 成本效益原則 時效彈性原則 檔案清理要件 程序要件： 檔案銷毀作業：檔案法第12條第2項規定 各機關銷毀檔案，應先制定檔案銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核 檔案法施行細則第10條第1項各款規定程序，函送檔案管理局審核 檔案移轉作業：檔案法第11條及國家檔案移轉辦法第4條規定 移轉前，應先辦理檔案保存價值鑑定 檔案法施行細則第10條第1項各款規定程序，函送檔案管理局審核 檔案清理要件(續) 實質要件：檔案清理的必要條件 檔案銷毀作業：檔案法第12條第1項及機關檔案保存年限及銷毀辦法第8條規定 定期保存檔案 未逾法定保存年限不得銷毀 檔案移轉作業：檔案法第11條及國家檔案移轉辦法第2條規定 永久保存之機關檔案 屆滿移轉年限 檔案銷毀類型 定期保存檔案之銷毀 特殊狀況檔案之銷毀 檔案銷毀作業程序 機關作業程序 製作檔案銷毀目錄 送會相關業務單位表示意見 辦理檔案銷毀會審作業 制定檔案銷毀計畫 檔案銷毀目錄(依案件編目者) 檔號 案名 案由 來(受)文者 收、發(來)文字號 文件產生日期 保存年限 調整後之保存年限 保存年限調整原因 其他(非應載事項) 基準項目編號(逐案記載) 提供史政機關使用註記 電子、微縮儲存註記 檔案銷毀目錄(案卷) 檔案銷毀目錄(案件) 　檔案銷毀目錄核審作業 機關內部初審 逐案審查 依法令規定應踐行程序 會計檔案及機密檔案 具永久保存價值之檔案 彰顯機關重要業務職掌功能之檔案 具歷史文化保存價值之檔案 　檔案銷毀目錄核審作業(續) 機關內部初審: 涉及本機關主要業務運作(以○○港務局為例) 機關業務職掌：港區土地運用、港灣設施規劃管理、港區業務規劃行銷等 具永久保存價值之檔案 馬公港港灣開發案 碼頭區改造整編計畫 安平港裝卸制度民營化規劃方案 檔案銷毀目錄核審作業(續) 機關內部初審: 涉及本機關主管法令制(修)定 　具永久保存價值 國民教育法施行細則修正（以教育部為例） 教師法草案修正（以教育部為例） 臺北市償債基金收支保管及運用辦法修正（以台北市政府財政局為例） 　檔案銷毀目錄核審作業(續) 機關內部初審:檔案具永久保存價值 屬重大輿情之特殊個案(以ＯＯ航空局為例) 華航名古屋空難：重大災害災情報告或調查 　檔案銷毀目錄核審作業(續) 機關內部初審（檔案管理人員可查檢檔案是否具備下列價值，並提出留存建議） 　－可見證機關沿革或發展歷證 　－具反映時代背景及歷史文化保存價值 例如： 台籍日本兵弔慰金案件 民國60年以前查禁書刊相關檔案 美援運用 檔案銷毀目錄核審作業(續) 銷毀會審(鑑定)作業 以反映機關職能業務或活動檔案為主 保存年限10年或產生時間已逾30年以上者(非屬基準適用者) 會審方式 邀集業務單位研商判定檔案保存價值 必要時，邀請學者專家參與檔案保存價值判定 得依作業手冊第14章規定簡易鑑定方式及擬具審查紀錄等 檔案銷毀計畫(續) 檔案符合基準情形 銷毀目錄已記載基準編號者，得免記載 記載檔案符合基準之類別或編號 例1:分類號○○○及○○○，符合○○類基準所定保存年限。 例2:除分類號○○○外，餘均符合○○類基準所定保存年限。 例示: 說明: ○○自來水事業處擬銷毀分類號100水表管理、分類號300人力評鑑、分類號301分發訓練、分類號400出納帳表等檔案，經檢視僅分類號100檔案，不適用各類基準所定保存年限。 記載：除分類號100外，餘均符合人事類、行政類基準所定保存年限。 檔案銷毀送審作業 檔案銷毀目錄得先提供史政機關檢選 函送檔案中央主管機關 函送資料 檔案銷毀計畫 檔案銷毀目錄 辦理檔案銷毀會審者：會審紀錄 辦理檔案鑑定者：檔案鑑定報告 執行檔案銷毀及其他配合事項 特殊狀況檔案之處理 檔案變質 照片之底片、幻燈片、電影片等檔案，因變質至軟化、膠黏化而散發有毒物質者 逕行銷