公文处理与公文格式.ppt

三、公文的行文关系及规则 向上级机关行文 向下级机关行文 向平级机关行文 公文行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精，并应注意以下几点： 第二部分 公文格式 公文格式为什么要标准化? 新旧公文格式的不同处 1.最大特点：将党委的《条例》和行政的《办法》合并为新的《条例》； 2.规范了承载公文的介质，包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；统一了公文用纸幅面，采用国际标准A4型纸。 3.调整了公文的组成要素，并将这些要素在页面上重新确定了标注位置； 新旧公文格式的不同处 4.对公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范； 5.取消了主题词和共印份数，增加了页码的表述； 6.发文机关标志中，取消了发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的发文机关标志，换成了发文机关全称或者规范化简称。 7.主送机关位置更灵活，当首页排放不下主送机关时，可放在抄送机关的位置。 一、开本 二、版心 版 心 示 例 四、字体字号及文字的颜色 1.字体字号。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特殊情况可以作适当调整。 2.文字的颜色。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 字体字号使用类别表 五、制 版 制版时要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 六、印 刷 公文印制要求双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm，黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 第二节 版头部分 （一）份号（编号）,即公文印制份数的顺序号。 份号的标法 （二）密级和保密期限 密级的标法 （三）紧急程度,即对公文送达和办理时间的要求。 紧急程度的标法 （四）发文机关标志 发文机关标志图例 发文机关标志的标法 发文机关标志的标法 （五）发文字号，即机关制发公文的编号。 发文字号的标法 （六）签发人，即机关签发文件的负责人。 联合行文签发人的标法 联合行文签发人的标法图例 （七）版头中的分隔线 发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色分隔线，其高度一般不小于0.5mm。 关于分隔线中★的使用问题 1.行政公文一律用直线分隔线，不加★。 2.党委文件一般不加★。但至今中共中央办公厅尚未对此作出明确要求，因此参照中央、省委做法，市委的余发、余办发文件暂且保留★，各单位党组（党委）文件可参照执行。 第三节 主体部分 （一）标 题 标题图例 多行标题的排法（一） 多行标题换行时，注意合理断行掐句，做到词意完整，排列得当，长短适宜。尽量做到回行不断开词意。 多行标题的排法（二） 多行标题的排列方式，一般是正宝塔、倒宝塔或菱形，避免出现上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形，两行的标题要避免等号型排法。 多行标题的排法（三） 三个以上机关联合发文，标题里不能排一行、需转行时，每个单位名称之间要加顿号分隔，不用空格。 两行标题的排法 三行标题的排法 四行标题的排法 转发类通知标题的技术性处理 转发类通知标题的技术性处理 主送机关的排法 主送机关排法图例 市委、市政府联合发文主送机关 （三）正 文 正文的排法 正文中层次序号的排法 层次序号排法图例 阿拉伯数字和汉字数字的用法 （四）附件说明 多个附件说明的排法 关于附件说明的注意事项 （五）发文机关署名、成文日期和印章 1.发文机关署名 2.成文日期 3.印 章 ③联合行文时，一般应将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 (2)不加盖印章的公文 (1)单一机关制发的公文加盖签发人名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空4字加盖签发人签名章，签名章左空2字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空4字编排成文日期。 (2)联合行文时，应先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排1个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应标注全称。 (3)签名章一般用红色。 (七) 附 件 附件是正文的补充、说明或参考材料，是附属于公文正文的其他文字、图表、图形等材