文件登记与管理系统说明书.docVIP

文件登记与管理系统2013 (Ver ) 一、软件介绍： 1 （一）简介 1 （二）功能 2 （三）特点及适用单位 3 （四）主要升级项目 3 二、适用操作系统： 4 三、使用方法： 4 （一）运行并登录 4 （二）正式使用前的准备 7 （三）收文登记处理 13 （四）打印文件处理单 15 （五）历史数据的查询 18 （六）文件登记簿 19 （七）当年打印处理单查询 20 （八）本单位制发文件的登记管理与查询 22 四、软件的下载与试用 24 五、软件注册： 24 （一）注册及定制 24 （二）程序注册 24 （三）注册后服务 25 六、特别鸣谢： 26 七、关于软件版权 26 一、软件介绍： （一）简介 办公室文秘人员好帮手，一次登记录入，然后你可以随时查询登记文件，随时打印收文处理单，不用到档案室里或翻看陈旧的收文登记簿，内容可以随时导入Excel，可以按照档案管理要求，随时编辑档案目录。 本程序是在Windows XP，Windows 200Windows 2008，Windows7下测试通过。即可运行，该程序文件在安装目录中。 2、随后出现登录窗口： 3、输入默认密码“123”，点击登录，即可进入系统： 主界面一：收文登记处理部分。 主界面二：收文查询，包括历史收文。 主界面三：本单位制发文件登记查询。 窗口菜单 （二）正式使用前的准备 1、点击主界面左上角菜单，可弹出菜单； 2、点击“单位及用户管理”或“来文单位信息”即可进入基础信息设置窗口： 首先，看第一个图片“单位及人员管理”： （1）人员管理：在姓名编辑框填上姓名，在密码编辑框填上自己的密码，其他两项可选填，完成后点击“增加”即可。对于不需要的用户，用鼠标选中姓名，再点击“删除”即可。 （2）单位信息及启用年度： 本功能中的项目，只有显示的才可直接使用，如备份、还原。 第一、信息项目及修改： ①“使用单位”、“启用年度”、“承办件开始编号”（这是简单模式、增强模式共用的一个编号）、“呈阅件开始编号”、“活动件开始编号”五项只有在“启用”处于未选中时才能编辑，即点击变成，见图： 此时即可编辑，如填写“长安县卫生局”，“2012”年度。 ②承办件开始编号:默认从1号开始。编号规则为“年度”+4位顺序编号，如 ③呈阅件开始编号:默认从1号开始。编号规则为“CY”+“年度”+4位顺序编号，如：C可根据需要选用。 ④活动件开始编号:默认从1号开始。编号规则为“HD”+“年度”+4位顺序编号，如：H可根据需要选用。 ⑤备份数据：可将当前数据库进行备份。文件备份在当前安装文件下的backup文件夹中。 ⑥还原数据：即将数据恢复到自己想要找到的备份文件的内容，还原后，当前数据库中文件被完全覆盖。慎用。 ⑦返回：不进行编辑，退出设置窗口。 第二、修改信息的保存： 点击，启用处于选中状态时，将会出现一些碑隐藏的项目，如，清空当年收文、清空发文、保存。 ①保存按钮为启用时，包括新年度启用时必须应用到的一个按钮，点击后：一是将启用前的数据备份到历史数据，然后清空当年的数据；二是对修改的信息进行保存；三是保存后程序要重新启动。 ②清空当年收文：可以清空当年的收文数据，比如测试期间生成的无用数据。此功能对以前年度历史数据无影响。此功能为隐藏功能，单独使用，要慎用。 ③清空发文：对本单位制发并登记的文件信息清空，如测试数据。此功能清空所有的发文登记信息，软件启用不能再次使用。此功能为隐藏功能，单独使用，使用前要慎重考虑！ 其次，请看“来文单位及承办单位设置”（见图片）： （1）项目选择及显示列表： 使用时，点击项目的下拉列表，即可在下面列表框中显示存在的内容。 （2）增加、修改与删除：点击列表框中项目，右上方的编辑框即显示可以进行编辑处理的内容： 使用编辑框及增加、修改、删除按钮，可以对相应内容进行编辑。 （3）返回：不进行修改，直接退出窗口。 再次，请看“打印设置”（见图片）： 分两部分 第一部分是模板选择，这部分可根据单位的业务量选择所使用的模板，简单模板，只有一个承办文件处理单模板。增强模板有承办、呈阅、活动三个文件处理单选择。选择后保存即可。 第二部分：“文件标题”和“正文”是对于模板中收到文件的标题、拟办意见、领导批示、办理结果等的字体、字号设置，对于文字多的，可以调整小号字体。 ----“是否打印编号”仅对呈阅类、活动类文件有效。如，选择了“否”，那在打印时将不打印编号。 ----“在桌面显示快捷启动方式”，可以自由设置桌面显示的收发文登记管理程序的快捷方式，如取消，则不创建快捷方式。 以上项目选择，点击保存即可。 （三）收文登记处理 在主界面选择：选收文处理即可。 1、点击登记，便可以登记收到的文