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高校档案管理人员应关注与协调好几种工作关系 　　摘 要：要做好高校档案工作，笔者认为几种工作关系应受到重视，档案管理人员只有高度关注和妥善协调好与校内发文单位、校属二级单位尤其是十大类预立卷单位以及档案同仁的工作关系，才能掌握工作的主动性、前瞻性、创新性。 关键词：档案管理人员；工作关系；处理 高校档案工作是为高校存史、守史的一项重要工作，已逐步纳入高校整体发展规划，越来越受到高校领导的重视和广大师生的关注，在服务和辅助高校教学科研、行政管理以及校庆、评估等重大活动中发挥着积极而重要的作用。随着高校档案工作迈入崭新的发展阶段，对档案管理人员也提出了更高的要求。因此，档案管理人员只有关注和协调好几种工作关系，认真履职、与时俱进，才能开创高校档案工作新局面。笔者多年在档案管理岗位工作，想就工作实践中对上述几种工作关系的认知和感受谈点粗浅的看法。 1 几种工作关系现状分析 虽然近年来，全社会包括高校对档案工作是越来越重视了，但高校档案管理人员对档案工作重心的认识还有待进一步提高，尤其是对几种工作关系的协调处理不太尽如人意，直接影响到工作的效率和水平，主要表现为： 1.1 档案管理人员对二级单位的档案工作指导不力 总体上看，高校对档案工作相对社会其他单位更为重视，本科高校也大都成立了处级建制的档案馆，专门负责学校的档案管理工作，并配备了专职档案管理人员，高校的档案管理工作也较其他行业系统显得更为规范。但由于大多高校档案馆成立的时间较晚，配备的档案管理人员中档案专业的人才缺乏，因此，存在着专职档案管理人员业务不够精通，对二级单位尤其是十大类预立卷单位工作缺乏指导，未建立专兼职档案员的系统业务培训制度，档案馆和二级单位之间没有形成良性互动的长效工作联系制度等问题，导致二级单位的兼职档案员在工作中无从下手，造成档案馆收集的档案门类不全，收集率不达标，不能完全符合《高等学校档案管理办法》中对十大类档案归档的要求，有的即便是搭了个十大类的架子，其中一些门类，如：声像档案、科研档案、基建档案、设备档案等可能会存在档案卷数很少或基本是空架子的现象。 1.2 档案管理人员工作方式显得较为单一 由于高校档案工作宣传力度有限，加之档案工作有一定的保密性、神秘性，导致高校档案管理人员长期以来养成了不太与学校其他单位教职工或社会上更多的人接触的习惯，馆外的人也不甚了解档案馆的实际工作情况，大多数人认为档案馆就是安置“老弱病残”或照顾干部过渡的地方。档案管理人员一般习惯呆在馆内收集、整理档案，发文和其他二级单位移交材料时，档案管理人员负责接收，有人查阅档案时档案管理人员负责查找，二级单位给多少材料就收多少材料，给什么材料就收什么材料，基本是处于也比较满足于被动服务的现状，缺乏主动服务意识和责任感。其中不少人还停留在传统的专业知识层面，缺乏更新知识的主动性与自觉性，综合素质不高，工作方式单一，极大地制约了档案管理工作的创新与发展空间。 1.3 档案管理人员之间的交流互动较少 高校档案管理人员工作相对较为单纯，传统意义上的档案管理就是指档案管理人员将收集来的档案材料按《档案保管期限分类法》的分类要求进行整理、归档、上架的工作过程，在档案数字化要求提出之前，基本上属于手工活。档案管理人员由于人手比较少，一般都是按档案门类分工，各自负责几个门类的归档工作，彼此之间的工作交集不多，互动协作也比较少，长此以往，就形成了“单打独斗”的性格，工作较为程式化，规律性强，压力也不大。档案馆领导有些也是属于安置型、过渡型，要不缺乏工作积极性，等退休，要不有随时调走的心思，无心管理工作，与档案管理人员之间的谈心交流比较少，因此大多有满足于维持现状的心理，缺乏开拓进取创新精神，与省档案局业务主管部门以及外校档案馆同仁的信息业务交流也很有限，处于比较闭塞的工作氛围和环境当中。 2 关注和协调好几种工作关系对高校档案工作的重要性 2.1 关注和协调好与校内发文单位的关系，能确保归档文件的质量 文件是档案的前身，文书处理工作是档案工作的前奏，文件的质量和文书处理的水平决定了档案和档案工作的质量。很多单位的发文单位和档案管理单位同属一个领导分管，或是一个处级单位下设的两个科室，发文单位与档案管理单位的关系相对于其他单位更为密切，具有先天的工作关系基础，协调起来也会更顺畅。要保证归档文件的质量，档案部门可以从以下几方面入手：一是加强文书处理工作的统一性，即按国家有关规定统一文书格式，统一纸张大小、质量和用墨，统一收发传递和分办，统一用印和归档等。二是注意文件收、发、办的精确性，保证文书处理的质量。三是注意文书处理过程的安全性，防止文书载体的损坏和文书信息的泄密，建立健全安全保管制度和文件清退制度，严格登记手续和移交手续