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XX集团公司公文管理制度
XX(集团)有限公司
公文管理制度
(征求意见稿)
汇编部门:集团行政管理中心
汇编时间:二〇一二年二月
总则
为了实现集团公司公文处理工作的规范化、标准化和制度化,提高公文处理的质量和效率,保证公文的严肃性,根据《国家行政机关公文处理办法》的原则,结合公司实际,特制定本制度。
公文处理必须做到及时、准确、安全、规范,必须严格执行有关保密法规,确保公司商业秘密的安全。
公司各部门应当高度重视公文处理工作,遵守本制度并加强对公文处理工作的领导和检查。经常深入实际、调查研究,养成实事求是和认真负责的工作作风,提高公文处理工作的效率和质量。建立收发文记录,发文部门必须填写发文簿,收文部门必须对收到资料进行收文登记。
集团行政管理中心是公文处理的归口管理部门,主管公司并指导各部门公文处理工作,负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
凡以集团公司名义行文的一切书面文件(含电子文件),均适用本制度。
公文种类
公司常用公文种类主要包括:
决定:用于对重要事项作出决策和安排。
意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。
通知:用于任免干部,传达上级指示,转发上级和不相隶属有关单位的公文,发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。
通报:用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
报告:用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。
请示:用于向上级或有关单位请求指示、批准。
批复:用于公司回复有关单位的请示。
制度(办法):用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度,用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。
函:用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题,向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。
会议纪要:用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。
公文按照行文方向分为:
上行文:指下级机关向所属上级机关的发文,如请示、报告。
平行文:指平行机关或不相隶属的机关之间的发文,主要是函,也包括一些纪要。
下行文:指上级机关对所属下级机关的发文,如决定、通知、通报、批复等。
公文格式
公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
公文按机密程度可分为以下几类:
1.绝密:指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。
2.机密:指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的公文。
3.秘密:指不宜向公司以外人员透露内容的公文。
4.普通:指非秘密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西,则另当别论。
5.传阅:指在本公司内部传阅或传达的公文。
紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字,用套红大字居中印在公文首页上部。
发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。
上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。标题用2号方正小标宋简体字居中排布。
正文是公文的主体部分。用3号仿宋体字。
主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或规范化简称、统称。
抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或规范化简称、统称。
公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前注明附件序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识。
成文日期,会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准;领导签发的,以领导签发的日期为准;一般信函、传真,以发出日期为准。成文日期用汉字将年月日标全,“零”写做“○”。
内容不宜对外公开的,应当在文件首页右上角适当位置注明“内部文件”。
公文除会议纪要以外,应当加盖印章。
公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字,后标全角冒号,词目用3号黑体字,词目为三个能反应文章内容的词组,词目之间空1字。
公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
公文中其他各组成部分的标识规则,按照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
行文规则
行文应当确有必要,注重效用。
行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
上报的公文,应当在首页注明签发人姓名。
公司内设部门机构原则上不得对外正式行文,只就一般事务性函行文。
“请示”应当一文一事;一般
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