九段秘书经典版.ppt

最后预祝大家 考试轻松过关！ 欢迎交流！ Q: 1137126525 * GE的杰克，我在GE20年， 我的秘书跟了我15年，节省了将近2万个小时，也就是说每个礼拜帮节省了一天的时间，他对这位这样的评价：我的秘书在很多时间内比我的副总对我更有价值。 九 段 秘 书 您 属 于 哪 段 ？ 秘书总会说：我忘记了！ 秘书总会说：我通知了！ 秘书总会说：我不知道！ 秘书总会说：我不会做！ 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后领导变成了秘书的助理！ 秘书换了很多，却没有一个让你满意…… 您是否有过类似的经历？ 秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性!因为他的存在,才使我专注于思考和决策。有人说我事半功倍,那么至少一半是我的秘书的贡献。 在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我节约了一万多个小时。 ——全球第一CEO杰克.韦尔奇 年薪1200万的“打工皇后”，和黄集团总经理洪小莲说：“我之所以有今天的成就是因为我有过18年的秘书工作的经历”。 --李嘉诚原秘书洪小莲 一个优秀的秘书需要具备： 有追求 负责任 重视细节…… 为什么做秘书比如何做好秘书更重要！ 但是， 一个优秀的秘书最需要具备： 九段秘书 案例：开会 老总安排秘书通知销售经理参加紧急 会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会 时几个重点区域的销售经理没有来，于是 问秘书，秘书说：我打电话通知他们了， 不知道为什么没来？最后一查才知道，有 的销售经理临时出差了，有的把开会的 事情忘了…… 电话打完就可以了吗？ 一段秘书的做法： 发通知——首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议。 例：会议安排 二段秘书的做法： 抓落实——发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到。 三段秘书的做法： 重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。 四段秘书的做法： 勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。 五段秘书的做法： 细准备——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。 六段秘书的做法： 做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。 七段秘书的做法： 定责任——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。 八段秘书的做法： 追结果——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。 九段秘书的做法： 做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！ 秘书要做到九段才算成功 1段 2段 3段 4段 5段 6段 7段 8段 9段 发通知 首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议 抓落实 发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到 重检查 发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间 勤准备 发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议 细准备 发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么