信息化在公证行业科学发展中的作用与价值.docVIP

信息化在公证行业科学发展中的作用与价值 一上海市东方公证处/主任:黄群 地址:上海市凤阳路660号 邮编:20o041 电话:021真:021网址:, E-maiI:info@sh—n01arv.COrn 信化 探索 蓊:鬻黧嚣鼗溪蘸 中国公征 CHINANOTARY 学习实践科学发展观 在公证行业科学发展中的 作用与价值 ,=F~---?安徽省舍肥市衡正公证处一 一 ,信息化是促进公证行业科学发展的有效路. 径 公证行业的信息化就是公证信息化,即依托 计算机技术,网络技术和数据库技术,通过对计算机 硬件及周边设施,软件,数据库和网络的充分应用, 在公证业务办理中产生自动化效应和工作模式的变 革.规范公证业务流程.控制和集成公证业务和管理 活动中的所有信息.实现内外部信息的共享和有效 利用,使公证业务,公证监管的过程和结果符合科学 发展的要求. 近几年.安徽省合肥市衡正公证处充分意识到 信息化的重要性,按照各级管理部门的部署,逐步迈 上信息化发展的路程.目前,衡正公证处在网络方 面,2M光纤与司法行政专网连接,IOM光纤与互联 网连接并建立了公证处门户网站,公证处内部建立 了局域网.配备了服务器,硬件防火墙,路由器.衡正 公证处虽对国内现有的公证软件都进行了考察,但 从行业应用规范和技术标准统一的角度,考虑到避 免重复开发,资源浪费的因素及顺应公证行业统一 办证软件的趋势.最终采用了安徽省司法厅组织,合 肥市司法局承担开发的公证业务系统办证软件. 二信息化在公证科学发展进程中的促进作用 在信息化的有机结构中,除人的主导作用外,硬 件,软件,数据库和网络是信息化进程中的重要因 素,通过对这些要素的有效利用,信息化也得以在公 证行业科学发展中发挥作用. (一)提高工作效率 传统的办证模式中,询问笔录,草拟公证文书全 靠手写,不仅效率低.还容易出错.而利用公证办证系 统.通过预制的模板自动生成被证明文书,告知书,询 问笔录及公证书.使用二代身份证阅读器直接获取当 事人的个人信息,无需手工输入,这些信息在整个公 证流程中全程共享,加快了办证周期.在行政事务中, 文件的接收,信息的报送,以前是派人取送或通过传 真,而现在可以在网上实时传输,减少了人力,物力, 避免了人为错误,节约了成本,提高了工作效率. (二)提升服务能力和水平 利用办证系统人员信息自动替换,公证文书自 动生成等功能.一些原本需要几天才能办好的公证 在数分钟内就可以办结.正因为如此,衡正公证处早 在三年前就作出了一般公证事项0～3天办结的公 开承诺.减少了当事人的等待时间,满足了当事人的 公证需求.此外,衡正公证处的门户网站中设置的 公证与社会生活板块向社会宣传公证知识,展示 公证的发展现状和公证在社会生活中的独特作用; 网上咨询办证指南等板块为社会公众咨询和申 办公证事项提供了方便,快捷的途径,这使当事人足 不出户就可以了解公证,申办公证. (三)规范办证程序 对于办证流程,以前没有真正有效的监督手段, 利用办证系统之后,可以对办证的每一个流程进行 实时监督和控制,前一环节没有完成时,不能进入到 下一环节.如没有缴纳公证费不能进行公证书的发 送操作,同时对承办人进行提醒;对将要超出办证期 限的.系统对承办人进行告知,同时提醒管理人员进 行催办,督办.衡正公证处的网站上也对办证程序, 中Ill公征 CHINANOTARY 学习实践科学发展观 探索 办证要求,收费标准等内容进行了公示,使公证工作 流程运作更加公开透明,方便了当事人的监督. (四)提高公证质量,降低公证执业风险 对身份证件的识别,以前主要靠肉眼识别和个 人经验判断,难免出错.现在.利用二代身份证阅读 器可以对假身份证进行鉴别,办证系统还可对一代 身份证进行号码校验,自动判别被列入黑名单的人 员对当事人重复办证进行提醒.此外,衡正公证处对 办理遗嘱,赠与,委托等重大财产处分的公证及用于 诉讼的保全证据进行拍照及全过程摄像,在出现纠 纷时有据可查.这些手段可以最大程度地减少,杜绝 错假证的出现,有效降低了执业风险. (五)提高公证人员素质 引入信息化设备后,公证人员加强了计算机操 作应用的学习.目前衡正公证处人员全部实行电脑 办证,改变了手工办证的落后模式.同时,现代办证 设备的应用还促使公证人员及时进行知识更新和学 习.以适应各种新型公证需求,如网页证据保全,电 脑摇号现场监督等.此外,衡正公证处网站上的业 内关注,公证论坛,公证资料等板块,可以及时 反馈公证业内动态,为公证业内人士提供了关注公 证事业发展.进行公证业务,理论探讨,交流共享公 证资料,文书的平台.提供的公证法律法规,规章,公 证文书表格等参考资料,也促进公证人员提高了业 务素质. (六)实现对公证业务的