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财务档案管理制度 第一章 总 则 第一条 财务档案是重要的经济档案，也是财务部门的主要历史资料，必须妥善保管，做好财务档案的归档及保管工作，是财务人员及档案管理人员的光荣职责。 第二条 根据上级部门关于财务档案管理的要求，结合我厂实际情况，特制订本制度。 第三条 本制度适用于财务档案管理全过程。 第二章 职 能 第四条 月终或月内财务人员应将会计凭证进行整理，连同所附原始凭证，按编号顺序装订成册,注明凭证类别、年度、月份、起迄号、连续册等，由经办人员及财务主管人员签字后，交指定人员保管。对于数量较多，不易同记账凭证一起装订保管的原始凭证，可单独装订保管，必须在有关凭证上加注说明，以便备查。领料单可以单独装订成册，并在封面上标明。 第五条 年度终了开始建立新账，财务各专业岗位要将上年度旧帐编号，并加装封面，附上目录，注明账卡名称、年度、起迄页等，对于活页账或卡片式的帐页重新编号装订成册，交给档案人员妥善保管。 第六条 上年度的财务档案归档日期应在本年度决算报出后二个月内完成，在未统一归档前，应由使用人员保管。 第七条 财务档案在移交档案室保管时，应建立档案交接清册，由双方签字后，按清册清点归档。 第三章 归档内容 第八条 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 第九条 会计账簿类：明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。 第十条 财务报告类：月度、季度年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 第十一条 其他类：科内汇总表，栏目汇总表、银行存款余额调节表，银行对账单，会计人员交换表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料。 第四章 会计档案保管及销毁 第十二条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 第十三条 对保管期满的会计档案，除按照本办法第十四条规定的情形外，可以按照下列程序销毁： 1、由本单位档案部门与财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 3、销毁会计档案时，应当由档案部门和财务部门共同派人监销。 4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 第十四条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 第五章 财务档案的借阅 第十五条 厂财务人员借阅财务档案时，可直接同档案管理人员联系，用后及时归还。 第十六条 各分场、机关科室需查阅会计档案时，应由财务科长批准，由档案管理人员办理查阅登记手续，方可查阅。 第十七条 外单位来人查账或外调时，须经主管财务工作的厂领导批准，由财务科人员陪同，一起查阅。 第十八条 凡属归档的原始凭证和记账凭证不准外借，遇有特殊情况必须外借时，需事先办理借阅手续，经主管厂领导批准后方可借阅。 第十九条 复制会计档案需经财务科长批准。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 第六章 档案保管的注意事项 第二十条 为了便于查阅档案，会计凭证要按年月编号排列，会计账簿、报表要放在指定档案箱、架里，贴好标签、注明名称及年份。 第二十一条 档案室内要保持通风干燥，防止潮湿，室内保持卫生清洁。 第二十二条 档案室内严禁吸烟。 第七章 附 则 第二十三条 本制度委托财务科负责解释。 第二十四条 本制度自发布之日起实施。 附表： 会计档案保管期限表 序号 档案名称 保管期限 备 注 一 会计凭证类 1 原始凭证 15年 2 记账凭证 15年 3 汇总凭证 15年 二 会计账簿类 4 总账 15年 包括日记总账. 5 明细账 15年 6 日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年。 7 固定资产卡片 固定资产报废清理后保管5年。 8 辅助账簿 15年 三 财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告。 9 月、季度财务报告 3年 包括文字分析。 10 年度财务报告（决算） 永久 包括文字分析。 四 其他类 11 会计移交清册 15年 12 会计档案保管清册 永久 13 会计档案销毁清册 永久 14