档案工作如何全方位服务于水利水电勘测设计企业.docVIP

档案工作如何全方位服务于水利水电勘测设计企业 单冰辙 中国电建集团北京勘测设计研究院有限公司 X 关注成功！ 加关注后您将方便地在 我的关注中得到本文献的被引频次变化的通知！ 新浪微博 腾讯微博 人人网 开心网 豆瓣网 网易微博 摘????要： 本文论述了水利水电勘测设计企业档案管理工作的重点内容, 分别从设计产品的发行、归档整编;馆藏档案的管理利用;科技文献的管理;测绘成果、地形图 (数字产品) 等涉密文件的管理;协助工程项目部、设代处、监理部现场文件资料的整理工作以及馆藏档案的编研工作几个方面展开阐述。 关键词： 档案; 服务; 水利水电勘测设计企业; 水利水电勘测设计企业的档案是在水利水电工程项目规划、勘测、设计等活动中形成的应归档保存的具有利用价值和参考价值的文字、图纸、图表、计算等文件材料。它是水利水电工程项目建设的历史记录, 是水利水电事业发展必不可少的依据。档案管理部门的工作服务范围涵盖项目部门、业主单位, 服务对象包括每一位员工, 承载着设计产品交付的最后环节, 典藏着技术人员智慧和心血的结晶, 传承着企业的今天与明天。因此, 做好水利水电勘测设计企业的档案管理工作, 使档案工作全方位服务于设计企业十分重要。 一、设计产品交付 档案管理部门的设计产品交付工作是将企业所有的设计产品, 依据合同规定及《产品交付管理程序》, 及时完整地向顾客交付, 如顾客有要求, 代顾客向有关单位报送。交付前每一张图纸、每一份报告都要加盖企业发行章、清点份数、装箱打包、打印单据。及时有效地做好服务工作, 保证设计产品印制完毕后第一时间交付给工程使用。同时根据不同项目的需要, 加晒图纸报告, 代项目向有关单位报送工作也要做的尽职尽责。完成对外交付的工作后, 还要将每一份产品依据交付计划分发到企业内部每一位相关人员的手中。为企业在建项目做好设计产品交付工作、为每一位设计者做好产品的领用工作, 确保供图的及时有效、确保工期的顺利进行打下重要的基础。 二、设计产品的归档整编 档案管理部门的设计产品归档整编是负责文件材料 (科技、综合档案及技术资料) 的整理、编目和管理等工作。要求档案管理人员要熟练应用生产管理系统和档案管理系统, 掌握文件材料的归档流程及相关规定, 依据《科技档案整编工作细则》《文件材料归档及文书档案管理办法》和《科技资料管理办法》负责对归档的文件材料进行整理、分类和编目, 应用档案管理系统负责档案数据库录入及电子文件的整理和挂接等工作, 依据《科技档案案卷构成的一般要求》等相关标准, 对档案案卷的质量负责, 负责测绘成果、地形图 (数字文件) 等涉密文件的整编, 负责对归档后的档案根据设计修改通知做修改标识, 负责将整编好的档案移交库房管理人员, 并办理相关的交接手续。在做好设计产品归档整编的同时, 各项目部、设代处、监理部产生的各类文件、科技资料、基建、设备、科研、自营产品、声像、荣誉实物、会计档案、知识产权档案等都要逐一的收集、清理、编目、录入、装订、装盒、上架。这些宝贵的知识财富是企业历史的重要传承, 是档案管理人员精心维护的珍贵资源。 三、馆藏档案的管理利用职责 档案管理部门的档案利用借阅工作是依据《档案借阅管理规定》, 负责为企业各部门提供档案借阅与利用服务, 负责办理档案调阅、复制、调档和归还手续, 对借出的档案定期催归、调剂借阅, 负责对馆藏档案数量、利用情况进行统计, 并做好利用效果及意见的征集工作, 依据《档案库房技术管理规定》负责档案库房的安全、环境、卫生等管理工作, 对档案的鉴定提出意见, 做好销毁档案的下架工作。是全方位多角度广覆盖地为企业各部门、人员提供馆藏档案资源的查阅、复制、浏览、下载、提晒、制图、借阅等服务工作。尤其是为配合企业质量内审、外审、审计监察、财务检查、招投标、评职称、报奖、房产变更、资质变更、院志编写等重点工作时, 要提晒调阅复制大量的馆藏档案, 贡献突出。 四、科技文献管理职责 档案管理部门的科技文献管理工作是负责科技文献 (标准规范、图书及期刊) 的采购、发放、整编及提供利用的管理工作。依据《规程规范及科技图书采购发放管理办法》, 负责规程规范与图书的采购、领用等工作, 负责订阅购买科技期刊 (中外文) ;负责建立规程规范、图书及期刊的数据库管理, 依据《科技图书整编工作细则》, 负责新购图书的分类、著录、编目工作, 负责馆藏科技图书、规程规范和期刊的整理、借阅工作, 参与馆藏科技图书鉴定剔除工作。企业档案馆藏的标准规范, 最好全部实现信息化, 方便查找利用。 五、测绘成果、地形图 (数字产品) 等涉密文件的管理职责 档案管理部门配合企业保密部门做好涉密产品的申购、收集、归档、整理、保管、利用等工作。依据国家、行业的相关要求, 配备单独的涉密产品库房