档案利用工作P329-昌平区.PPT

档案利用服务及统计工作 昌平区档案局管理科 段边江 提纲 档案利用服务 第一节 档案利用服务工作概述 第二节 开展档案利用工作的方式和途径（重点） 档案统计工作（简要介绍） 第一节 档案统计工作概述 第二节 档案统计工作体系与工作环节 档案利用服务 档案利用服务是档案业务工作中最能体现档案工作根本目的的环节。(档案工作的诸环节当中，利用是最能够体现档案价值的。 ) 第一节档案利用服务工作概述 一、档案利用服务的含义和意义 （一）档案利用服务的含义 （二）档案利用服务的意义 1、档案利用服务体现了档案工作的根本目的。 2、档案的利用服务能够检验和推动档案基础工作。 3、档案的利用服务是对档案工作最有效、最实际的宣传。 昌平档案馆2008年-2010年档案利用情况图（总） 昌平档案馆2008年-2010年档案利用情况图(人次) 昌平档案馆2008年-2010年档案利用情况图（卷次） 二 、档案利用服务工作的指导思想和基本要求 档案利用服务工作的指导思想是以服务社会发展、服务经济建设、服务科技、文化发展为宗旨，通过各种有效手段开发、传递档案信息，最大限度的满足社会各方面对档案信息的需要，充分实现档案的价值。 档案利用服务工作的基本要求： （一）明确服务方向，坚定服务思想 （二）熟悉馆（室）藏，了解需要 （三）运用先进技术手段，加速开发利用档案信息 （四）应用反馈机制，科学开发利用档案信息资源 昌平档案馆数据库查询系统 档案利用效果信息反馈登记表 姓 名 工作单位 查阅时间 联系电话 单位地址 利用目的 查阅内容 利用效果 备 注  （五）、正确处理几种关系，安全合理地开放利用档案信息资源 1、正确处理利用与保密的关系。 2、正确处理利用与保护的关系。 3、正确处理被动服务与主动服务的关系。 第二节、开展档案利用工作的方式和途径 (一)开设阅览室 阅览室是利用者查阅档案文件的专门场所，开设阅览室是档案部门提供档案利用服务的基本方式。 阅览室 (二) 档案外借 为了维护档案的安全，档案原则上不外借。如遇特殊情况必须外借，须经一定的审批手续，而且要遵守档案保护规定，借阅档案的人应负责借出档案的安全，按时归还，归还时应认真清点检查，在借阅登记簿上注销。 档案借阅登记表 (三)制发档案复制本 复制本是与原件内容相同的复制品。档案的复制本有全录和节录两种。 全录即档案副本，是指再现正本内容和形式特征的副本，它反映的是档案原件的所有部分。 节录即摘录，是指摘要抄录或复制一份文件内的段落，它只反映档案原件的部分内容。 档案复制件 (四)出具档案证明 是指根据利用者的需要，为证实某个事项、问题，在本馆（室） 保存的档案中有无记载和如何记载而提出书面证明材料的服务方式。 档案证明样式 档案证明样式 (五)提供咨询服务 就是通过回答利用者提出的询问，解答他们提出的问题，协助利用者查找所需档案或直接提供档案所载事实、数据的服务。 提供咨询服务的步骤：接受咨询；咨询分析；查找档案材料；提供档案和答复问题。 答复咨询的方式有：当面对话、书面通信、电话、传真、电子邮件等。 (六)公布档案目录 是指通过出版或印发档案目录，向社会或有关部门报道、传播馆室藏某方面档案信息情况的服务方式。档案部门有针对性地将与利用者的工作任务、工作性质有关的档案信息的目录印发给他们，有助于引起有关利用者对档案信息的注意，引导利用者有目标地搜寻档案信息，促进档案信息利用范围的扩大，能有效地克服有档不用的弊病。档案部门应在做好划分开放档案与控制档案的基础上，编制、印发面向社会、对利用者公开的档案开放目录，同时可依据不同的专题编制、印发多种专题目录。档案目录的公布，将会对档案信息的开发利用工作起到不可估量的作用。 开放档案目录 (七)编写档案参考资料 大事记、组织机构沿革、全宗指南、基础数字汇编、专题概要、会议简介、科技成果简介、图集、手册、年鉴等照片。 编史修志 年鉴 (八)举办档案展览 档案展览是为了配合各项工作的需要，按照一定的专题，系统地揭示和介绍馆室藏档案的内容、成分的一种档案信息服务方式，是档案发挥宣传、教育功能的重要体现。档案展览以馆室藏档案为主要内容，也可根据主题需要，辅以其它展品。 档案馆建馆五十年图片展 詹天佑修建京张铁路图片展 (九)档案信息上网 档案目录的公布、档案信息及动态通报，档案文件检索、查阅，档案文件、图片的下载复制，档案信息及档案业务知识咨询，举办网上档案展览等。 昌平档案信息网 （十）利用服务创新 爱国主义教育基地 在校大学生社会实践基地 政务信息汇编 重大活动档案部门参与摄录像，及时归档，以