Excel的简单使用技巧.docxVIP

Excel简单使用技巧Excel是一款功能强大的电子表格编辑制作软件,是个人及办公事物处理的理想工具,也是统计工作以及日常工作中的基本工具，在此着重介绍Excel在数据搜集、录入、整理等过程中的应用技巧。 （一）用Excel搜集数据搜集数据的方法有多种，可以采用统计报表、典型调查、重点调查或抽样调查。 针对抽样调查，Excel的数据分析工具中提供了一个专门的“抽样”工具，可以帮助使用者快速完成抽样工作。我们要完成抽样，首先要输入一些数字，把单元格填满 ，我们填充数字有很多种方法，比如复制、粘贴。输入数字1，按CRTL+鼠标变成的加号下拉，是以步长值为1递增，如果不按CTRL全部填充的都是1，相反，如果输入奇数，按住CTRL+反而是重复的，如果直接按加号就是以步长值为2递增。但往往有些时候这些填充方法不能满足我们。那怎么办呢，还有一个更高级的。例 ：假定有100名消费者，从中选取15人进行工资收入调查。 首先，将100名消费者编号为1~100号，利用填充功能输入编号。我们先要输入一个序列，选中一个100个的单元格在开始—编辑—填充—系列。步长值选10，终止值选100即可，第一步：单击“数据”菜单，选择“数据分析”选项第二步：打开“数据分析”对话框，从其对话框的“分析工具”列表中选择“抽样”选项第三步：打开“抽样”对话框，确定输入区域、抽样方法和输出区域1．确定输入区域 只能对于数值型数据进行抽样，文本形式数据无效。 2．选定抽样方法在“抽样方法”框中，有“周期”和“随机”两种抽样模式。（1）“周期”模式即所谓的等距抽样。此种抽样方法，需要确定周期间隔，周期间隔是由总体单位数除以要抽取的样本数而求得的整数。若要在100个总体单位中抽取5个样本，则在“间隔”框中输入20。（2）“随机”模式适用于简单随机抽样等。3．指定输出方向在“输出选项”框中有三种输出去向。在“输出区域”框中输入存放样本单位的起始单元格编号。在本例中，输入区域为$A$18。也可以通过选择“新工作表”或“新工作簿”将抽样结果放在新工作表或新工作薄中。第四步：单击“确定”按钮后，在指定的位置给出抽样的结果。（二）用Excel录入数据1.输入日期、时间 在单元格中插入当前日期： Ctrl + ; 在单元格中插入当前时间：Ctrl + Shift + ; 2.输入数字 （1）输入负数 在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字在（）括号内来标识。如－88或（88）都可以实现 （2）输入分数 Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，为了避免将输入的分数与日期混淆，在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开。 这种方式存储的分数可以作为数值参与运算，而 ’1/2 作为文本存储的分数不能参与运算。 例： 输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”； 输入“0 1/2”，按回车键则显示“1/2”，编辑栏里显示0.5； 输入“8 1/2”，按回车键则单元格显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。（3）输入小数 当需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时 在选项－高级－插入小数位数。正数表示小数点后的位数，负数表示小数点前零的个数。比如输入区域代码220700002003等，如果输入3.00，直接输入会出现3字样，可以在选中右击设置单元格格式，选数值。 文本在左，数值在右，数值参加运算的。文本不能加运算。3.文本类型数字输入 组织机构代码、电话号码、行业代码等需要将数字当成文本输入。常用的录入的方式有三种:（1）单元格格式的设置 （2）在输入第一个字符前，键入单引号“ ’ ”； 例：键入0431，单元格中显示0431 （3）先键入等号“=” 。例：键入=001，单元格中显示001 4.文字填充功能编辑自定义填充序列，解决日常工作中，一些无法通过常规方法实现快速填充的序列。 例如住户经常用的全省市区名称等。长春，吉林，松原，辽源等“excel选项” —— “常用”—— “编辑定义列表” ，编辑后添加，确定。在输入长春时，按下接箭头就可以，和数字填充有点类似。5.行列转置 从行转为列，先有一个序列，复制——粘贴板——选转置。如果是行可以转为列，如果是列可以转为行 6.快捷键的使用 CTRL+B粗体 CRTL+I斜体 CRTL+U下滑线 CRTL+’快速复制上一单元格的内容 ALT+回车 单元格内换行 两列数据巧合并 用“”这个连接符号 （三）用Excel整理数据 在统计工作中，我们从企业或个体户取得了大量的基层调查数据。这些数据是杂乱的，没有规则的，因此，必须对搜集到的大量的原始数据加工整理。 Excel提供了多种数据整理工具：排序、筛选、分类汇总