谈深化和扩大档案的利用研究.pdfVIP

·296· 齐鲁档案论坛 谈深化和扩大档案的利用 济钢水文地质勘查公司 张兴芹 企业档案管理作为企业管理的一部分，他的专业性强，涉及面 广，与企业的生存发展息息相关，凶此对档案进行科学的管理，充分 深化和扩大档案的利用，将使其在现代企业发展中起到极大地促进 作用。 1、要想深化和扩大档案的利用：首先做好档案管理工作者的业 务素质建设，没有较好的业务素质就不能最大限度的保证档案的安 全，档案信息就得不到有效的开发利用。目前随着现代科学技术的 飞速发展和应用，各个单位都不同程度的配备了先进的设施，大量的 管理手段和管理方法的使用，使得企业档案人员在懂专业的同时还 必须了解掌握现代科技知识和先进的管理方法，所以档案工作者要 利用各种方式不断地加强自身的业务学习，提高档案的业务素质水 平，同时企业要为档案工作者提供必要的业务培训，上级档案主管部 门也要经常组织举办各种类型的咨询和业务指导，以增强企业之间 相互的交流和沟通，帮助企业档案管理工作者变革观念，增强创新意 识、信息意识和竞争意识，提高档案管理者的整体业务水平。其次要 做好档案管理工作中的资源收集工作，档案资源的收集是整个档案 工作的基础，不进行合理的收集档案，档案资源的开发利用则是无本 之源。目前我们企业档案的数量呈逐年增长的势头，档案的结构、成 分与内容发生了根本的变化，这对档案的收集工作提出了更高的要 求，作为档案的管理工作者，要根据企业的需要扩大档案工作的外 延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的坐等收集档案的管理模 式扩大为集档案、资料、信息等为一体的服务信息中心。例如：我们 公司目前下设4个生产车间和8个有关的科室部门，各个车问和科 室都设有各自的兼职档案人员，其主要任务是负责各单位档案资料、 图纸和信息的收集、整理工作，最的限度的保证了公司各类档案的完 整准确，从而扩大了公司档案的收集范围。 服务创新篇 ·297· 2、长期以来，公司档案室一直处于自我封闭状态，以至于有相当 一部分人对档案的认识模糊，有的甚至不知道档案室到底有什么用， 同时在查阅档案时，为了档案的安全，用户不仅要受到单位证明和领 导签字的制约，而且利用范围也受到一定的限制。因而，在人们的心 目中形成了档案室是神秘、不能随意介入的地方，而档案部门的宣传 工作又未能及时跟上，造成人们对档案室的陌生感，所以要不断提高 我们的档案服务质量，就必须树立开放意识，即根据用户的需求利用 各种形式宣传档案的有关内容和档案目录，介绍库藏；通过公司内部 的板报、公司简报和网络等不同形势介绍利用档案的使用常识；另外 档案室还可以通过举办有特色的展览或重大纪念性的活动等扩大档 案的宣传力度。 3、现在各行各业都在创立自己的服务形象，良好的服务形象带 给人们不仅是精神上的愉悦，还会加深人们对你的良好的印象，档案 室是公司的一个服务窗口，也应致力于建立这样一种良好的服务形 象，让用户获得满意的效果。做到服务周到、热情；准确迅速的档案 咨询服务；积极主动的档案指导工作；即时反馈用户需求和各种特殊 服务，包括超出用户提供的各种个性化服务。当借阅人查阅他们所 需的档案时，我们应该以热情的态度，主动上前询问用户需要查阅哪 些档案，并提供相应的咨询，对档案室没有的档案资料时，档案管理 人员不能以简单的没有答复借阅人，而是通过主动介绍、咨询、指导 等手段使借阅人达到满意的结果。同时，树立用户就是上帝的理念， 充分了解用户的需求，使我们的利用方式处处为利用者着想，让用户 真正感受到档案室的重要性。 4、深化和扩大档案的利用其目的就在于开发利用企业档案信息 资源，为企业发展各项工作服务，因此积极地做好企业档案开发利用 工作，是企业档案工作的中心任务，也是企业档案工作者的责任和义 务。档案工作的最终目的是为广大利用者提供服务，而利用形式是 档案室为利用者提供服务的桥梁和纽带，也是档案室实现自身价值 的重要手段。随着科学技术的迅猛发展和计算机的日益普及，过去 我们人工检索档案的旧的档案利用形式已经不适应现在科学的迅猛 发展的新形势，档案管理软件的使用更容易使人感到网络获取信息 ·298· 齐鲁档案论坛 的简便，用户与网络之间没有传统的利用形式中一些人为的负面影 响，还节约了往返档