物业项目档案管理办法.docVIP

某物业项目档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为了搞好**物业项目档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据《档案法》和《天津市物业管理条例》以及《天津市物业管理企业档案管理工作指导意见》的规定特制定本办法。 第二条 物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的文件材料（包括小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图[安装图]、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料以及房屋管理与维修养护等业务管理中形成的文件材料），按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则，经过分类、组合起来的案卷。 第三条 为了便于管理和妥善保管物业项目档案，根据档案管理原则，凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档，定期向档案室移交，实行集中统一管理，项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。 第二章 项目档案的分类与归档 第四条 物业项目档案的归档范围包括：基础管理文件材料、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料（详见《**物业各类文件归档范围及保管期限表》）。 第五条 物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整理立卷5月底前向档案室移交归档。 第六条 物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目，结合文件材料的形成过程在二级类目下设置若干个三级类目，如下表： 二级类目 三级类目 归 档 内 容 分类号 名称 代号 名称 代号 基础 管理类 1 建筑类 1 小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图（安装图）、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料 10.1.1 设备类 2 公用设备使用说明书、质量验收文件、合格证等 10.1.2 业主档案 3 入住单、业主公约、钥匙发放单及有关协议、基本情况登记表、房屋交接手续、物业确认书、协议书及相关介绍信存根等 10.1.3 业务 管理类 2 房屋管理与维修养护 1 巡查记录、报修与维修记录、回访记录等有关房屋管理与维修养护及维修基金使用情况等文件材料 10.2.1 共用设施设备管理 2 共用设施设备管理规定、维护与保养记录、日常运行状态检查记录、停水停电及各类事故处理记录等 10.2.2 公共秩序维护、消防、车辆管理 3 巡逻值班记录、应急处理预案、防范措施及有关管理规定、收费标准、车辆管理资料等 10.2.3 环境卫生管理 4 环卫工作制度、环卫设备登记、日常卫生检查记录等 10.2.4 绿化管理 5 绿化设备登记、绿化巡查养护记录、绿化施工文件等 10.2.5 社区文化管理 6 社区文化活动计划与实施、精神文明建设、获奖证书奖牌奖杯等文件材料 10.2.6 项目管理综合 7 物业管理服务费收缴记录、开展多种经营服务项目情况的文件及项目管理年度工作总结、专题报告、会议纪要、制度规定、简报信息、员工管理与绩效管理文件、与业主委员会来往文件、专项合同协议书等综合管理性文件材料 10.2.7 接待服务管理 8 指公建项目在接待服务工作中形成的记录、业主确认单、业主满意度调查等 10.2.8 其他业务管理 9 其他业务管理工作中形成的应归档的文件材料 10.2.9 第三章 项目档案的整理 第七条 物业项目类档案按照三级类目结合文件材料内容和数量分别组卷。 第八条 基础管理类档案的组卷与编目 基础管理类档案分为3个三级类目，组卷的方法有所不同： （一）建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告、交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。 1、图样文件参照建设工程档案整理标准进行。区分专业的不同结合图纸目录组合成一个或若干个案卷，案卷内文件按照图号的顺序排列并编制卷内目录。 2、文字材料采取“卷”、“件”结合的方法组卷。即：按单件文件或多件文件组合的整理方法。 （1）单份文件整理是指以“件”为保管单位整理，逐份文件编制“件号”，按件号的顺序编制卷内目录。 （2）多件文件整理是指一组密不可分的相关文件组合立卷，卷内文件要编制页号，以确定文件在案卷内的位置并编制卷内目录，用统一的软卷皮装订成册装入档案盒内保管。 （二）设备类是指共用设备的使用说明书、合格证及质量验收文件等。其组卷方法按照基建类第2条的规定执行。 （三）业主档案是指为每个业主建立的档案包括：业主公约、业主购房合同、钥匙发放单、业主基本情况登记及有关协议书等。 1、业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以“件”为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖