应用文写作及公文处理PPT.ppt

请示和报告的五个区别 第二、目的不同。报告是下情上达，不要求上级批准；请示则要求上级给予批准。 请示和报告的五个区别 第三、内容不同。请示要求上级尽快答复，带有解决问题的迫切性；而报告是以向上级汇报、反映情况为主要内容，一般不需要上级答复。 请示和报告的五个区别 第四、处理方式不同。有请示就有批复；报告则无需答复，只供上级参考，有时根据情况可以转发。 请示和报告的五个区别 第五、回复文种不同。如上级对“报告”确需批示，只能使用“批示”这个文种来批；而“请示”则不然，不论所请示的事项上级是否同意，都应及时作出批示，但批示时所使用的文种是“批复”而不是“批示”。 通 知 通知是运用最为广泛的下行文，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员、聘用干部等。是把上级的工作意图、要求告知下级，并要求下级照此办理。 通知的写作技巧 标题：通常由“发文机关+事由+通知”组成。发布规章制度的通知，所发布的规章制度名称应出现在标题的主要内容部分，并使用书名号；批转或转发文件的公文，所转发的文件内容也要出现在标题中。 通知的写作技巧 正文：通知的正文一般由通知缘由、通知事项、执行要求三部分组成。 通知的写作技巧 通知缘由：主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。 通知的写作技巧 通知事项：是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法措施等，都在这一部分有条理地组织表述。内容复杂的需要分条列款表述。 通知的写作技巧 执行要求：发布指示、安排工作的通知，可在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，也可没有这一部分。 通 知 实 例 通知的写作注意事项 第一，熟悉通知内容：根据所发通知的类别，记述不同的情况。例如，拟写会议通知，必须熟悉和掌握会议的性质、类别、时间、地点、人数、范围和要求等内容。拟写规定性通知，必须熟悉的掌握有关规定的基本内容、目的、范围、界限与要求等方面的情况。 第二，运用适当的表达方式：应按说明式的方法来表述，按照事项的性质、类别分条逐一说明，体现出明白、清晰、顺序严整的特点。 第三，注意语体色彩：起首语常常习惯用“根（依）据”、“按照”、“由于”等词，来说明通知的依据和缘由；区分“遵照执行”、“按照执行”、“参照执行”的表述。 函 函是平行机关或不相隶属的单位之间，商洽和联系工作、询问和答复问题时使用的一种文体，一般不具有指挥或指示的作用。 函的写作技巧 标题：通常为“发文机关+事由+函”的形式。如属回复问题的函，则多在“函”字前加“复”字，即：“复函”。 函的写作技巧 主送机关：即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。 函的写作技巧 正文：需要写明下述三部分内容 第一、说明发函的根据和理由。一般用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函告如下：”等过渡语转入下文。 第二、说明致函的具体事项。一事一函。 第三、结尾。常用“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。 函的写作注意事项 1、用语谦和，讲究分寸。不使用告诫、命令性的词语，做到语气委婉得体。 2、分清“函呈”、避免错用文种： 第一、不相隶属机关之间商洽、询问和答复问题，不能用“请示”或“报告”，应使用“函”。 第二、向无隶属关系的有关部门请求批准事项，不能错用“请示”或“报告”，应使用“函”。 第三、答复上机级关的询问，应使用“报告”，不能使用“函”。 “来函”与“复函”的区别 来函是主动向有关机关商洽、询问事情。开头交代发函的原因、目的，中间写明询问或商洽的内容，结尾常用“即请函复”、“请函复为盼”等习惯用语。 复函的开头类似批复，先引述来函。中间针对来函所询问或商洽的事项作出明确的答复。结尾常用“此复”、“特此函复”结束全文。 函 实 例 会 议 纪 要 概念：会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。它具有指导性、纪实性、概括性的效果。 会 议 纪 要 分类：就性质可分为办公会议纪要和专项会议纪要；就表述形式可分为概述式纪要和记录式纪要；根据内容可分为决议性纪要和综合性纪要。 会议纪要的写作技巧 标题：一般由“会议名称+会议纪要” 构成，有的也可无标题。 会议纪要的写作技巧 正文：包括前言、主体、结尾三项内容。 会议纪要的写作技巧 前言：概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况， 说明主要议题，然后用 “现纪要如下”过渡到下文 。 会议纪要的写作技巧 主体：是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形