协商与沟通控制程序081220.docx

协商与沟通控制程序1 目的及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理。2 范围适用于本公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。3 职责3.1综合管理部是本程序的归口管理部门。3.2各部门负责工作范围内相关方信息的收集和信息的传递与交流。3.3综合管理部负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理；负责建立信息库，保存和管理相关的信息；负责紧急（环境职业健康安全）信息的处理。3.4员工代表参与职业健康和安全管理方面的信息沟通及时传递，反馈来自基层员工方面的信息。4 程序4.1 工作流程图4.2 信息的沟通方式a. 口头； b. 电话； c. 会议； d. 文件、通知；e. 板报、内部通讯、、简报、动态；f. 网络、电视；g. 其他可利用的通讯和宣传工具。4.3 信息交流的内容和渠道4.3.1公司总经理负责确保在公司内建立下表中的沟通内容和渠道，确保对一体化管理体系的有效性进行沟通，以便：a.公司内部各层次和职能间的质量、环境和安全信息交流；b.与外部相关方联络的接收、文件形成和答复。4.3.2综合管理部对公司和相应部门涉及重要环境因素和重大危险源的外部联络的处理，并记录其决定。4.3.3公司应决定是否对已完的重要环境因素和重大危险源与外界进行信息交流形成文件，并通报相关方。员工应：a.参与方针和程序的制定和评审；b.参与商讨影响产品质量、工作场所环境和职业健康安全的任何变化；c.参与质量、环境和职业健康安全事务；d.了解谁是指定的管理者代表和职业健康安全的员工代表。4.4信息的协商、沟通、传递与处理4.4.1外部信息的传递、协商、沟通与处理a.综合管理部负责将上级或行业主管部门对公司监督检查及认证机构对公司管理体系审核的有关信息以文件传阅的形式传递到公司领导，由公司领导批阅后，传递到相关部门；b. 各部门负责收集与本部门工作相关的质量环境职业健康安全管理体系政策、法规、标准类信息，信息收集后报综合管理部，由综合管理部组织相关部门讨论其适用性后报管理者代表审批，由技术质量部以标准转发或技术通知的方式传递给相关部门；c.对来自相关方的投诉及反馈的其它信息，由综合管理部受理； d.有关环境、职业健康安全法律、法规信息由各部门按《法律法规和其他要求控制程序》进行收集，并报综合管理部；e.与相关方信息的传递、协商、沟通与处理按《对相关方施加影响管理控制程序》执行。4.4.2内部信息的传递、协商、沟通与处理交流范围交流内容交流部门内部信息交流1．公司质量、环境和职业健康安全管理体系的方针及其内涵、目标、指标；公司 各部门2．了解谁是管理者代表；3．了解谁是职业健康安全的员工代表；4．明确与管理体系有关人员的岗位职责；5．通告管理体系的运行情况，绩效监测结果；6．管理体系的修订，发布新的管理措施；7．上传信息的答复；8．紧急情况的处置意见；9．有关质量、环境、职业健康安全信息及其变化的协商交流；10．上级部门的规定要求；11．法律法规及其他要求等信息的网上发放；12．内部审核通报。内部信息交流1．实现管理目标指标过程中的问题、难处；各部门 公司2．管理体系运行中存在的问题和管理体系程序文件的不符合；3．管理体系运行过程中绩效的汇报；4．检查过程中不符合的处置结果；5．管理体系程序文件的改进建议；6．公司内部的投诉、抱怨；7．紧急情况。内部信息交流1．管理体系程序文件的接口问题；各部门 各部门2．程序文件涉及部门的建议；3．管理文件的引用；4．数据分析结果的通报；5．部门管理文件的交流。外部信息交流1．认证机构的意见和要求；供方/相关方相关部门2．顾客、社区居民的投诉、抱怨、建议；3．国家、地方、行业、上级的有关法律法规及其他要求；4．质量、环境、职业健康安全行政管理部门的监测数据、报告。1．通过多种媒体向社会展示管理体系运行的绩效；相关部门供方/相关方2．向顾客和相关方通报公司体系的有关要求，提供实现产品的过程服务；3．保持在紧急情况时与有关部门的联系，如：消防、治安、救护；4．向相关方说明我公司接受其产品、服务的有关规定；5．向行政管理部门反馈处置信息。a.总经理负责管理体系的有效贯彻实施，并在公司内向全体职工传达满足法律法规要求、满足要求的重要性；b.综合管理部负责监督检查各部门的管理体系目标、指标完成情况，并填写《目标、指标和管理方案完成情况检查表》；c.存在和潜在的不合格信息，按《事故、事件、不符合、纠正和预防措施控制程序》进行处理；d.紧急信息（如出现重大事故等）由发现部门及时报告公司主管领导及相关部门，具体按《应急准备与响应控制程序》执行；e.各部门将本部门在相关活动过程中有关环境、职业健康安全的信息，通过公司会议、电话、内部网络等媒体及时进行沟通； f.各部门对与管理体系各相关项