文明礼仪常识之接待礼仪.docVIP

文明礼仪常识之 接待礼仪 接待是一项经常性的工作。在经济蓬勃发展的今天，彼此往来的活动日趋频繁，接待工作更讲究规范。 如是商务接待工作在礼仪方面做到严谨、热情、周到、细致，会大大加深客商对公司的了解，从而增强与公司合作的信心，促进双方业务发展。1.挑选接待人员接待人员是展现公司形象的第一人，其接待来访客商时的形象和态度对客商形成公司整体印象起着非常生要的作用。因此，公司在选用人员时，应进行严格筛选。（1）仪容整洁。作为与来访客户进行接触的第一人，其重要性不言而喻。接待人员的仪表仪容要端庄整洁，服装要干净、平整、大方。女士应适当化妆，以示尊重对方。发型不宜过于新潮，珠宝首饰不可佩戴过多。(2)举止优雅。作为一名接待人员，说、站、坐、走，甚至举手投足、目光表情，都能反映出其文化素养，也能代表所在企业的管理水平。客户对修企业的美好印象，很大一部分归功于拉待人员在接待时表现出来的高水准。（3）恪守职责。接待人员要敬业爱岗，开创性地干好自己的工作。兢兢业业、一丝不精益求精、讲究效果，减少或杜绝差错是接待人员做事的指导原则。热情地接待好每一位来访者，是接待人员的职责所在。2.注意接待过程（1）准备工作①了解客人的基本情况。接到来客通知后，要了解清楚客人的单位、姓名、性别、职业、级别、来访目的和要求，问清客人到达的日期、所剩车次或航班的抵达时间。②制定接待方案。接待方案一般包括接待工作的组织分工、陪同人员和迎送人员的名单、食宿地点、交通工具、活动方式及日程安排等。（2）接待工作①迎接客人。一般客人可由业务部门人员或办公室人员去迎接，重要客人应安排有关领导前往迎接。去迎接的人员在客人到达前就应以场等候。②安排食宿。客人到达后庆把客人引到事先安排好的客房。客人住下后，就把就餐的时间、地点告诉来客。对重要客人庆安排专人陪同。③协商日期。进一步了解客人的意图和要求，共同商议活动的内容和具体日程。如有变化，及时通知有关部分以便进行准备工作。④组织活动。按照日程安排，精心组织好各项活动。如客人洽谈供货合同，可提前做好各项工作；如客人去参观浏览，应安排好交通工具和陪同人员。在客人活动全部结束后，应安排领导与客人会见，听取意见，交换看法。⑤安排返程。根据客人要求订购返程车票、船票或飞机票，并及时送到客人手中。一般应送客人到车站作最后道别。3.了解具体活动的接待。（1）会议接待①会议筹备工作。确定接待规范，发放会议通知，选择并布置会场。会议资料也要事先准备好，文件资料应用文件袋装好。企业召开的会议一般有两种：一是企业内部召开的会议，二是由上级单位召开，本企业承办的会议。由于参加会议的主要领导身份不同，接待规范也不一样，企业内部的会议应尽量俭朴，讲究效率，不拘形式。如果是请上级领导参加的表彰会、庆祝大会，出于对领导的尊重和对外宣传的需要，可将会议搞得隆重些。上级单位主持召开的会议，因邀请各企业代表参加，所以会议规模大、规格高，为了完成高规格的会议接待工作，通常由企业的一位主要领导直接抓会议筹备工作，专门研究布置会议的各项具体工作明确各接待人员的职责。座席的安排圆桌型。这是用圆桌或椭圆形桌为会议桌。这种布置使与会者同领导一起围坐，不但清除了不平等的感觉，而且与会者能清楚地看到其他人的目光、表情，有利于相互交换意见。这种形式较适合10-20人左右的会议。主人和来宾应相对而坐，来宾席应完排在朝南或朝门口的方向。长桌型。长桌型会议席安排突出了与会者的身份，表现出最高领导者的权威性。方桌型会议的座席安排体现了主人与业宾平等相处。教室型。这是最常采用的形式，主席台与听众相对，主席台的座次按人员的职务、社会地位排列。主席台的座位以第一排中间为上。这种形式较适合于与会人数较多，不需讨论、交流意见，只以传达指示为目的的大型会议。②会议前的接待工作。检查准备情况，查漏补缺。迎接来宾，组织签到和做好引座工作。③会议中的服务礼仪。接待人员应及进递茶倒茶。在领奖仪式上迅速组织受奖人按顺序排列好，及时送上奖状或荣誉证书，由领导颁发给受奖者。如果有电话或有事相告，工作人员应走到对方身边，轻声转告。如果要通知主席台上的领，最好用字条传递通知。工作人员在会场上不要随意走动，不要一呼机和使用手机。④会议善后工作。与会人员离别时，接待人员应根据情况安排车辆把客人送到车站、码头、或机场，待客人登上车、船、飞机，与客人告别后方可离去。（2）参观游览接待。客户提出或条件允许的情况下，可为其安排参观游览的活动。①选定参观游览的项目。要根据宾客来访的目的、性质、兴趣以及本企业的实际条件确定参观游览的项目。②落实日程。参观游览日程安排与客商协商，比如先参观哪里，后参观哪里，途中休息和用餐、逗留