公司印章、证件管理制度制度.doc

公司印章、证件管理制度 第一章 总则 第一条 公司印章是公司对内、对外行使权力的标志，也是公司名称的法律体现，因此，为加强公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，从而使公司印章、证件的管理更加趋于规范化、制度化，现结合公司实际情况，特制定本制度。 第二章 公司印章的种类及用途 第二条 公司印章的种类有： 一、公司印章 是按照政府规定，由主管部门批准刻制的代表公司权力的印章。 二、专用章 为方便工作专门刻制的用于某种特定用途的印章，如：合同专用章、财务专用章、业务部门专用章等。 三、法人代表人名章 是以公司法人代表名字刻制的用于公务的印章。 第三条 各类印章应在本条款规定范围内使用： 一、公司公章主要用于对外签订的需确定公司权利、义务的有关文件；对内所颁布的重要经营管理制度、人事任免文件；对外重要函件；授权委托书（授权委托书需同时加盖公章和法定代表人名章）、其它需以公司名义证明其权威作用的文件。 二、合同章主要用于对外签署的经济合同、协议及意向性文件。 三、法定代表人名章主要用于授权委托书、财务确认单等需要加盖公司法人名章的文件资料。 四、业务专用章是指各部门业务的专用章。 第三章 公司印章刻制和启用 第四条 公司印章刻制统一由总经理办公室负责。 第五条 公章、合同专用章的刻制由总经理办公室提出申请，总经理批准；部门业务专用章由用章部门提出申请，总经理办公室审核后，报请总经理批准。 第六条 公司各类印章的刻制均需填写《刻制印章申请表》，结合公司实际拟出印章模式，经总经理批准后，指定专人凭登记管理部门核发的营业执照，到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。待申请批准后，按照相关法律规定携带所需文件在国家公安管理部门指定的印章公司刻制。 第七条 新印章的启用。新印章刻制完成后由公司指定专人将刻制的印章向公安机关办理印鉴备案后，使用部门填写《公司印章交接单》，到总经理办公室主任处办理印章领用手续，总经理办公室主任留存印模标样、登记备案。 第八条 印章的启用必须有公司总经理亲自签发的印章启用通知。该通知由总经理办公室下发，注明印模，启用日期及使用范围。 第四章 公司印章的保管、交接和停用 第九条 公司各类印章必须指定专人负责保管 一、公章、合同章、财务专用章的保管 财务部负责保管公章、合同章及财务专用章。向银行备案的印章，应由财务总监、会计人员分别保管。 二、各部门业务印章的保管 各部门业务印章由各部门指定专人专柜保管，并将保管公司印章人员名单报总经理办公室主任处备案。 三、法人代表人名章 法人代表人名章由法人代表本人授权公司财务部管理。 四、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、图样等信息。 五、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将公司印章带出使用，需提交申请报告，由该部门直属副总经理同意并签署意见后，呈报总经理批准，并报财务部确认后方可带出。公司印章外出期间，借用人只可将公司印章用于申请事由，并对公司印章的使用后果承担一切责任。 六、公司印章保管人因事离岗时，须由上级领导指定人员暂时代管，以免贻误工作。 第十条 公司印章保管必须安全可靠，须加锁保存，公司印章不可私自委托他人保管。 第十一条 公司印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。 第十二条 公司印章移交须办理手续，填写《公司印章移交单》，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。 第十三条 有下列情况，公司印章须停用 一、机构撤销、更名或业务变动。 二、公司印章使用损坏。 三、公司印章遗失或被窃，在规定的媒体声明作废，如有必要，函告相关单位或个人。 第十四条 公司印章停用时须经总经理批准，及时将停用公司印章送财务部，按照国家相关法律规定报印章备案机关登记销毁。 特殊需要留存的，经财务部向相关部门申请并公告，经批准后予以登记并封存。需要制发新印章的，按本制度规定的印章制发程序和要求办理。 第十五条 印章毁损或无法正常使用时，按本制度规定的程序和要求刻制和原印章相同的新印章，保管部门将原印章交总经理办公室登记按法定程序登记、销毁。销毁印章前要写出报告，销毁印章报告由总经理办公室长期保存。 第五章 公司印章管理与使用 第十六条 公司的公司印章、合同章、财务专用章由财务部负责保管，并按照相应的管理流程审核用印。各部门业务专用章由各部门负责保管。 第十七条 所有需要加盖公司印章的文件资料用印时，必须由申请用印部门填写《用印申请表》，由主管副总经理审核，总经理签批后方可用印。合同、协议及意向书用印备案留存时，必须留存一份原件。用印申请表的填写应遵循“一事一批”的原则，同一事项不重复审批。 第十八条 税务报表及为员工个人出具